Informativa sulla privacy

Informazioni sulla protezione dei dati

Di seguito desideriamo informarLa sul trattamento dei dati personali nell'ambito del nostro sito web nonché del nostro portale per utenti registrati e della relativa app, di seguito denominati congiuntamente "Offerta Online".

Titolare del trattamento

ONLOGIST GmbH
Amministratori: Felix Müller, Moritz Pagendarm
Alter Wandrahm 13
20457 Amburgo
Telefono: +49 (0)40 74 30 51 81
E-mail: info@onlogist.com

Responsabile della protezione dei dati

Christoph Curvers, Löwenstraße 7, 20251 Amburgo
E-mail: datenschutz@onlogist.com

1. La protezione dei dati in sintesi

Informazioni generali

Le seguenti indicazioni forniscono una panoramica semplice di ciò che accade ai Suoi dati personali quando visita il nostro sito web o utilizza i nostri servizi online come utente registrato. Per dati personali si intendono tutti i dati che consentono di identificarLa personalmente.

Come raccogliamo i Suoi dati?

I Suoi dati vengono raccolti, da un lato, tramite le informazioni che Lei ci comunica (ad es. modulo di contatto, registrazione nel portale, avvio di un contratto). Altri dati vengono raccolti automaticamente, oppure, se necessario, a seguito del Suo consenso, dai nostri sistemi informatici quando visita la nostra offerta online, come ad esempio dati tecnici quali il tipo di browser, il sistema operativo o l'orario di accesso.

Per quali finalità utilizziamo i Suoi dati?

Una parte dei dati viene raccolta per garantire una fornitura priva di errori della nostra offerta online. Ulteriori dati vengono trattati per analizzare il comportamento degli utenti nonché per l'esecuzione e la gestione dei rapporti contrattuali e di fatturazione avviati o esistenti tramite il portale tra gli utenti coinvolti, nonché - all'interno del portale - per il controllo assistito da IA di documenti e giustificativi nell'ambito del servizio di fatturazione.

Quali diritti Le spettano riguardo ai Suoi dati?

Ha il diritto, in qualsiasi momento, di ottenere gratuitamente informazioni sull'origine, sui destinatari e sulla finalità dei Suoi dati personali memorizzati (art. 15 del RGPD). Ha inoltre diritto alla rettifica (art. 16), alla cancellazione (art. 17), alla limitazione del trattamento (art. 18) e alla portabilità dei dati (art. 20). Può revocare in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, il consenso prestato. Le spetta inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente (art. 77 del RGPD).

A. Informazioni generali sul trattamento dei dati

A.1 Dati personali

Ai sensi dell'art. 4, paragrafo 1, del RGPD, per dati personali si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Rientrano in questa categoria, ad esempio, nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail, ma anche il luogo di soggiorno, l'indirizzo IP o i dati bancari. Per utilizzare il nostro portale, abbiamo bisogno del Suo nome, del Suo indirizzo e di ulteriori informazioni per un contratto o precontratto tra noi e Lei, o tra le parti utenti, al fine di poter fornire i servizi richiesti.

A.2 Trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali dei nostri utenti, in linea di principio, solo nella misura in cui ciò sia necessario per la fornitura di un'offerta online funzionante e per la messa a disposizione dei nostri contenuti e servizi. Il trattamento avviene regolarmente solo previo Suo consenso in qualità di utente, salvo che la memorizzazione e il trattamento siano consentiti da disposizioni di legge, in particolare l'art. 6, paragrafo 1, lettere b), c) o f), del RGPD.

A.3 Comunicazione di dati personali a terzi e destinatari

I Suoi dati personali vengono comunicati solo se sussiste per questo una base giuridica ai sensi della normativa sulla protezione dei dati. La trasmissione può avvenire, in particolare:

• a responsabili del trattamento che trattano dati personali per nostro conto e secondo le nostre istruzioni,
• a titolari autonomi del trattamento, nella misura in cui ciò sia necessario per l'esecuzione del contratto o in ragione di obblighi di legge,
• ad altri destinatari, se Lei ha prestato il proprio consenso o se siamo tenuti a ciò per legge o per disposizione delle autorità.

Nella misura in cui ci avvaliamo di fornitori di servizi esterni che trattano dati personali per nostro conto, ciò avviene sulla base di contratti di trattamento dati conformemente all'art. 28 del RGPD. Tali fornitori trattano i dati personali esclusivamente secondo le nostre istruzioni e solo nella misura necessaria all'espletamento dei rispettivi servizi.

ONLOGIST comunica i Suoi dati solo a tali terzi privati che forniscono servizi in nome e per conto di ONLOGIST e che sono elencati nella presente informativa sulla privacy. I nostri collaboratori e fornitori di servizi sono vincolati alla riservatezza e alla protezione dei dati personali e aziendali loro affidati.

Verifichiamo attentamente, caso per caso, quali servizi di fornitori terzi utilizziamo e se ciò comporti la comunicazione di dati personali. Includiamo di conseguenza tale trattamento dei dati nella presente informativa sulla privacy conformemente ai requisiti applicabili.

Nella misura in cui ci avvaliamo di responsabili esterni del trattamento per fornire i nostri servizi di piattaforma - in particolare fornitori di sistemi di elaborazione assistiti da IA -, la comunicazione di dati personali a tali fornitori si basa su contratti di trattamento dati conformemente all'art. 28 del RGPD. Tali fornitori trattano i Suoi dati esclusivamente secondo le nostre istruzioni e per le finalità da noi stabilite. Nella misura in cui ciò comporti un trasferimento verso paesi terzi al di fuori dell'UE o del SEE, garantiamo un livello adeguato di protezione dei dati mediante garanzie idonee ai sensi dell'art. 46 del RGPD (in particolare le clausole contrattuali standard dell'UE). I fornitori interessati sono riportati nell'elenco dei destinatari alla sezione I.

A.4 Nota sul trasferimento di dati verso gli USA e altri paesi terzi

Utilizziamo in parte servizi di fornitori con sede al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, o che ivi trattano dati. Nella misura in cui, in tale contesto, vengano trasferiti dati personali verso paesi terzi, ciò avviene nel rispetto dei requisiti di legge. Qualora per il paese terzo interessato non esista una decisione di adeguatezza, basiamo il trasferimento in particolare su garanzie idonee ai sensi dell'art. 46 del RGPD, segnatamente sulle clausole contrattuali standard della Commissione Europea. Nella misura in cui un fornitore sia certificato secondo un quadro di protezione dei dati riconosciuto, il trasferimento può basarsi anche su tale quadro. Segnaliamo che, nonostante le garanzie contrattuali e organizzative, non sempre è possibile garantire, in caso di trasferimento verso paesi terzi, un livello di protezione dei dati equivalente a quello dell'Unione Europea.

A.5 Raccolta automatica di dati tecnici (file di log del server)

Ogni volta che si accede alla nostra offerta online, il nostro sistema raccoglie automaticamente dati e informazioni dal sistema informatico del computer che effettua l'accesso. Tali dati non vengono memorizzati insieme ad altri dati personali dell'utente.

I seguenti dati vengono memorizzati per motivi organizzativi e tecnici:

• Il Suo indirizzo IP

• Tipo di browser e versione utilizzata

• Il Suo sistema operativo (nome, versione)

• Il Suo fornitore di accesso a Internet

• Data e ora di accesso

• Siti web da cui il Suo sistema accede alla nostra offerta online (URL di riferimento)

• Nome host del computer che effettua l'accesso

• Risoluzione dello schermo, se applicabile

• Nomi dei file/contenuti richiamati

La base giuridica per la memorizzazione temporanea dei dati e dei file di log è il nostro legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD. La raccolta di tali dati e la loro memorizzazione nei file di log sono tecnicamente necessarie per il funzionamento sicuro e tecnicamente richiesto della nostra offerta online; pertanto non sussiste alcuna possibilità di opposizione. I dati tecnici vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni.

A.6 Informazioni generali sulle basi giuridiche del trattamento dei dati

Qualora Lei abbia prestato il consenso al trattamento dei Suoi dati personali, il trattamento avviene sulla base dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD; nella misura in cui vengano trattate categorie particolari di dati personali, anche sulla base dell'art. 9, paragrafo 2, lettera a), del RGPD. Nella misura in cui sia richiesto il consenso per la memorizzazione di cookie o l'accesso a informazioni sul Suo dispositivo terminale, ciò avviene inoltre sulla base dell'articolo 25, paragrafo 1, della legge tedesca sulla protezione dei dati nelle telecomunicazioni e nei servizi digitali (TDDDG). Qualora i Suoi dati siano necessari per l'esecuzione di un contratto o per l'attuazione di misure precontrattuali, il trattamento avviene sulla base dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD. Nella misura in cui siamo legalmente tenuti a trattare dati personali, ciò avviene sulla base dell'art. 6, paragrafo 1, lettera c), del RGPD. Negli altri casi, basiamo il trattamento sul nostro legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD. Le sezioni seguenti forniscono informazioni dettagliate sulla rispettiva base giuridica applicabile.

A.7 Finalità

ONLOGIST tratta i Suoi dati personali esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa e sulla base delle rispettive basi giuridiche indicate.

A.8 Utilizzo di sistemi assistiti da IA (panoramica)

Utilizziamo in parte, all'interno del portale, sistemi automatizzati basati su tecnologie di intelligenza artificiale (IA). Questi sistemi ci supportano nella verifica di documenti e giustificativi nonché nella gestione delle operazioni di fatturazione e nella registrazione dei fornitori di servizi. Il loro utilizzo è soggetto ai requisiti applicabili in materia di protezione dei dati e, ove pertinente, in materia di diritto dell'IA, in particolare il Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale (Regolamento IA). I dettagli in merito - finalità, funzionamento, base giuridica e i Suoi diritti - sono riportati nella sezione E.4.

In nessun caso un sistema di IA adotta una decisione definitiva senza revisione e controllo umani. La competenza decisionale finale rimane sempre in capo a un collaboratore di ONLOGIST o a Lei, in qualità di utente.

A.9 Trasmissione crittografata

In caso di raccolta e trattamento online di dati personali, le informazioni vengono trasmesse in forma crittografata (tramite HTTPS). La nostra offerta online impone automaticamente e costantemente la trasmissione crittografata di tutti i contenuti. Vengono utilizzate tecnologie di crittografia conformi allo stato dell'arte; le misure di sicurezza vengono costantemente aggiornate.

A.10 Durata di conservazione (generale)

Salvo che nella presente informativa sulla privacy sia indicata una durata di conservazione più specifica, i Suoi dati personali rimangono presso di noi fino a quando non venga meno la finalità del trattamento dei dati. In caso di richiesta legittima di cancellazione o di revoca di un consenso, i Suoi dati vengono cancellati, purché non sussistano altri motivi di conservazione legalmente ammissibili (ad es. termini di conservazione fiscali o commerciali); in tal caso, la cancellazione avviene una volta venuti meno tali motivi.

B. Hosting e reti di distribuzione dei contenuti (CDN)

Per la messa a disposizione e la fornitura della nostra offerta online, ci avvaliamo dei servizi di infrastruttura e hosting dei seguenti fornitori tecnici:

Amazon Web Services (AWS)

Il fornitore è Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Lussemburgo.

Utilizzando la nostra offerta online, i dati personali possono essere trattati sui server di AWS; i dati personali possono inoltre essere trasmessi a società collegate ad AWS in paesi terzi. In tal caso, il trasferimento dei dati si basa sulle clausole contrattuali standard dell'UE.

La base giuridica per l'utilizzo dei servizi di hosting e infrastruttura è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD. Il nostro legittimo interesse risiede nella fornitura sicura, stabile ed efficiente della nostra offerta online.

Amazon CloudFront CDN

Utilizziamo la rete di distribuzione dei contenuti Amazon CloudFront. Il fornitore è parimenti Amazon Web Services EMEA SARL. CloudFront instrada il trasferimento di informazioni tra il Suo browser e la nostra offerta online tramite una rete distribuita a livello mondiale, aumentando così la disponibilità e le prestazioni.

La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD. Il nostro legittimo interesse risiede in una fornitura performante, stabile e sicura della nostra offerta online. Per il trasferimento dei dati verso paesi terzi, si veda sopra alla voce AWS.

Hetzner

Il fornitore è Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen.

L'utilizzo avviene allo scopo di garantire una fornitura sicura, stabile ed efficiente della nostra offerta online. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD e, nella misura in cui il trattamento sia necessario per l'esecuzione di prestazioni contrattuali, anche l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD.

NETWAYS Managed Services GmbH (NMS)

Il fornitore è NETWAYS Managed Services GmbH, Deutschherrnstr. 15-19, 90429 Norimberga.

Utilizzando la nostra offerta online, i dati personali possono essere trattati sui server di NMS; i dati personali possono inoltre essere trasmessi a società collegate a NMS in paesi terzi. In tal caso, il trasferimento dei dati si basa sulle clausole contrattuali standard dell'UE.

La base giuridica per l'utilizzo dei servizi di hosting e infrastruttura è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD. Il nostro legittimo interesse risiede nella fornitura sicura, stabile ed efficiente della nostra offerta online.

STRATO

Il fornitore è STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlino. Visitando la nostra offerta online, STRATO raccoglie diversi file di log, incluso il Suo indirizzo IP. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nella presentazione affidabile della nostra offerta online.

C. Cookie e gestione del consenso

C.1 Utilizzo di cookie

Nella misura in cui cookie o tecnologie comparabili siano tecnicamente necessari, il loro utilizzo si basa sull'articolo 25, paragrafo 2, n. 2, del TDDDG. Il successivo trattamento dei dati personali si basa sull'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nella fornitura tecnicamente corretta e sicura della nostra offerta online. Utilizziamo tutti i cookie e le tecnologie comparabili non tecnicamente necessari solo sulla base del Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD, in combinato disposto con l'articolo 25, paragrafo 1, del TDDDG.

Alcuni cookie vengono cancellati dopo la chiusura del browser (cookie transitori, inclusi i cookie di sessione). Altri cookie (cookie persistenti) rimangono sul Suo dispositivo terminale e consentono di riconoscere il Suo browser alla successiva visita. Può configurare il Suo browser in modo da essere informato sull'impostazione dei cookie, consentirli solo caso per caso, escluderli in generale o farli eliminare automaticamente alla chiusura del browser. Si tenga presente che la disattivazione dei cookie può compromettere la funzionalità della nostra offerta online.

Una panoramica dei cookie utilizzati, dei relativi fornitori, della finalità e della durata di conservazione, del Suo stato di consenso attuale, nonché della possibilità di revocare il Suo consenso con effetto per il futuro, è disponibile nella nostra informativa sui cookie all'indirizzo https://www.onlogist.com/cookie-erklaerung

C.2 Gestione del consenso con Cookiebot

La nostra offerta online utilizza la tecnologia di gestione del consenso di Cookiebot per raccogliere e documentare, in conformità con la normativa sulla protezione dei dati, il Suo consenso alla memorizzazione di determinati cookie o all'utilizzo di determinate tecnologie. Il fornitore è Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Copenaghen, Danimarca.

Accedendo alla nostra offerta online, viene stabilita una connessione ai server di Cookiebot. Cookiebot memorizza quindi un cookie nel Suo browser, al fine di poter associare i consensi da Lei prestati o la loro revoca. I dati vengono conservati fino a quando non ci richieda di cancellarli, non elimini Lei stesso il cookie di Cookiebot, o la finalità venga meno. Gli obblighi legali di conservazione imperativi rimangono impregiudicati.

La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera c), del RGPD, nella misura in cui siamo legalmente tenuti a raccogliere e documentare i consensi, nonché, in aggiunta, l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD, per quanto riguarda l'organizzazione giuridicamente sicura della nostra gestione del consenso.

D. Strumenti di analisi, tracciamento e pubblicità

Nota sull'ambito di applicazione: I servizi di analisi, tracciamento e marketing descritti di seguito vengono utilizzati esclusivamente nelle aree pubblicamente accessibili della nostra offerta online. Tali servizi non vengono utilizzati nell'area del portale riservata agli utenti registrati con accesso effettuato, salvo diversa indicazione di seguito.

Google Tag Manager

Utilizziamo Google Tag Manager, un servizio di Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, per l'integrazione tecnica e la gestione di ulteriori servizi e script. Google Tag Manager di per sé non crea profili utente né effettua analisi autonome. Nella misura in cui, tramite Google Tag Manager, vengano integrati servizi soggetti a consenso, il loro utilizzo avviene solo previo Suo consenso; la base giuridica in tal caso è l'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD, in combinato disposto con l'articolo 25, paragrafo 1, del TDDDG.

Google Analytics

Utilizziamo Google Analytics, un servizio di Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, per la misurazione dell'audience e l'analisi dell'utilizzo della nostra offerta online. Google Analytics ci consente in particolare di valutare le pagine visualizzate, i tempi di permanenza, l'origine della visita, nonché informazioni tecniche sui dispositivi e sui browser utilizzati. Google Analytics utilizza cookie e tecnologie comparabili per riconoscere utenti e dispositivi. La base giuridica è il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD, in combinato disposto con l'articolo 25, paragrafo 1, del TDDDG. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

Nella misura in cui, nell'ambito dell'utilizzo di Google Analytics, vengano trasferiti dati personali verso paesi terzi, ciò avviene sulla base di garanzie idonee ai sensi dell'art. 46 del RGPD.

Abbiamo attivato l'anonimizzazione dell'IP. Il Suo indirizzo IP viene pertanto, di norma, troncato all'interno dell'UE o del SEE prima di qualsiasi ulteriore trattamento.

Qualora sia attivata la funzione "Segnali Google", possono essere fornite ulteriori informazioni aggregate sul comportamento degli utenti su più dispositivi, sui loro interessi e sulle caratteristiche demografiche. Riceviamo tali informazioni esclusivamente in forma aggregata. Anche tale utilizzo avviene solo sulla base del Suo consenso.

Google Ads, remarketing e monitoraggio delle conversioni

Utilizziamo Google Ads, un servizio di Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, per la misurazione delle prestazioni, la formazione di target di pubblico e il re-engagement degli utenti. A tal fine possono essere utilizzati, in particolare, cookie, tecnologie simili e - ove utilizzati - dati dei clienti sottoposti a hash. La base giuridica è il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD, in combinato disposto con l'articolo 25, paragrafo 1, del TDDDG.

Meta Pixel, precedentemente Facebook Pixel, incl. corrispondenza avanzata

Utilizziamo tecnologie Meta per la misurazione dell'audience, la misurazione delle conversioni, la formazione di target di pubblico e il re-engagement degli utenti. In tale contesto possono essere trattate informazioni relative alla visita del nostro sito web, ai dispositivi utilizzati, a identificativi tecnici nonché - ove utilizzate - informazioni di contatto sottoposte a hash.
La base giuridica è il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD, in combinato disposto con l'articolo 25, paragrafo 1, del TDDDG.
Nella misura in cui Meta determini congiuntamente con noi le finalità e i mezzi del trattamento in relazione alla raccolta e alla trasmissione dei dati, ciò costituisce una contitolarità del trattamento ai sensi dell'art. 26 del RGPD; è in vigore un corrispondente accordo sulla contitolarità (addendum tra titolari del trattamento).

Meta Conversion API, precedentemente Facebook Conversion API

Utilizziamo la Meta Conversion API, un servizio di Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlanda, per registrare le interazioni con la nostra offerta online, al fine di migliorare le prestazioni pubblicitarie dei nostri annunci su Facebook e su altri servizi Meta. La base giuridica è il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD.

Meta Custom Audiences, precedentemente Facebook Custom Audiences

Utilizziamo Custom Audiences, un servizio di Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlanda, per definire target di pubblico (incluse audience simili) per la pubblicità su Facebook. La base giuridica è il consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD.

LinkedIn Insight Tag

Utilizziamo LinkedIn Insight Tag, un servizio di LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, D02 AD98, Irlanda, per analizzare i dati professionali dei visitatori del nostro sito web registrati su LinkedIn, per finalità di conversione e retargeting. La base giuridica è il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD.

E. Trattamento dei dati specifico del portale per fornitori di servizi e committenti registrati

E.1 Trattamento del Suo indirizzo IP da parte dei server web

Il Suo indirizzo IP viene trattato nella misura in cui ciò sia tecnicamente necessario per fornire i contenuti del nostro portale al Suo dispositivo e per garantire la sicurezza dell'esercizio. La memorizzazione avviene per la durata della sessione di utilizzo nonché, se necessario, anche nei file di log del server ai sensi della sezione A.5.

E.2 Registrazione nel portale

Può registrarsi nel portale per utilizzarne le funzioni. Utilizziamo i dati inseriti in tale occasione esclusivamente per finalità di creazione, messa a disposizione e gestione del Suo account utente nonché per l'esecuzione del rispettivo rapporto di utilizzo. I campi obbligatori devono essere compilati integralmente; in caso contrario, rifiutiamo la registrazione. Utilizziamo l'indirizzo e-mail indicato per informarLa su modifiche importanti.

La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD (esecuzione del rapporto di utilizzo, eventualmente avvio di ulteriori contratti). I dati vengono conservati finché è registrato, e successivamente cancellati; i termini di conservazione previsti dalla legge rimangono impregiudicati.

E.3 App mobile - dati di localizzazione e di movimento

Gli utenti dell'app mobile prestano il seguente consenso:

"Acconsento a che ONLOGIST raccolga dati di localizzazione e di movimento del mio smartphone al fine di fornire ai committenti informazioni relative agli ordini, come ad esempio orari di arrivo previsti e informazioni sullo stile di guida."

Tale consenso è volontario e può essere revocato in qualsiasi momento senza indicare motivazioni, ai sensi dell'art. 7, paragrafo 3, del RGPD. Si tenga presente che determinate funzioni mobili della piattaforma - in particolare quelle che richiedono informazioni sullo stato e sull'arrivo relative agli ordini - non possono essere fornite senza tale trattamento dei dati, per cui in tal caso non sarà possibile alcuna assegnazione dell'ordine.

E.4 Sistemi assistiti da IA nel portale

Utilizziamo nel portale funzioni assistite da IA per supportare determinate procedure di verifica e fasi di trattamento. Tali sistemi servono alla preparazione, strutturazione e verifica di plausibilità delle informazioni; una decisione finale nel merito non viene adottata esclusivamente in modo automatizzato.

E.4.1 Trattamento dei giustificativi assistito da IA

Processo:

1. Estrazione OCR: Dopo il caricamento del giustificativo (ad es. scontrini carburante, pedaggi autostradali, fatture alberghiere, tariffe di parcheggio, costi di trasporto locale, lavaggio veicoli), il contenuto del giustificativo viene letto tramite un procedimento OCR sul dispositivo del fornitore di servizi.
2. Categorizzazione assistita da IA: I dati del giustificativo estratti vengono trasmessi tramite un'interfaccia API crittografata a un modello di IA esterno, che estrae e categorizza le informazioni rilevanti (importo netto/lordo, tipo di prestazione, data, luogo, quantità di carburante se applicabile).
3. Controllo di plausibilità lato sistema: Una procedura automatizzata, basata su regole (senza IA), confronta luogo, data e quantità con i dati dell'ordine; in caso di discrepanze, viene inviata automaticamente una richiesta di chiarimento al fornitore di servizi.
4. Compilazione automatica dei campi del giustificativo con i dati categorizzati.
5. Rielaborazione manuale: Il fornitore di servizi può verificare e adattare i dati in qualsiasi momento. I giustificativi vengono sottoposti a ulteriore verifica solo dopo il controllo e l'approvazione.

Dati trattati: Data/ora della transazione, luogo (consente di dedurre il luogo di soggiorno), tipo di prestazione, importo della transazione, quantità, nome/elementi identificativi del fornitore di servizi (se presenti sul giustificativo).

Finalità: Gestione efficiente, con basso margine di errore e trasparente dei rimborsi spese nell'ambito del servizio di fatturazione.

Base giuridica: Art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD (esecuzione del contratto di utilizzo).

Destinatario: Il fornitore del modello di IA è elencato nell'elenco dei destinatari alla sezione I; la trasmissione avviene sulla base di un contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 del RGPD.

Nessuna decisione interamente automatizzata (art. 22 del RGPD): Il risultato dell'IA serve esclusivamente alla visualizzazione precompilata; il fornitore di servizi può modificare integralmente i dati prima della trasmissione.

Nota ai sensi dell'art. 50 del Regolamento IA: Il supporto dell'IA è riconoscibile come tale nel sistema; il risultato può essere consultato e modificato prima della trasmissione.

E.4.2 Verifica dei giustificativi assistita da IA per conto dei committenti

Processo:

1. Trasmissione dei file dei giustificativi presentati tramite un'interfaccia API crittografata al modello di IA esterno.
2. Estrazione OCR e categorizzazione conformemente alla sezione E.4.1.
3. Confronto automatico dei dati estratti con i dati del giustificativo indicati dal fornitore di servizi.
4. Categorizzazione delle discrepanze secondo un sistema a semaforo (nessuna/minore/significativa) con descrizione del riscontro.
5. Verifica da parte dell'utente autorizzato del committente; quest'ultimo può accettare o sostituire la categorizzazione dell'IA.
6. Comunicazione al fornitore di servizi delle richieste di modifica per una nuova approvazione.

Finalità: Verifica preliminare automatizzata dei giustificativi nell'ambito del controllo di fatturazione; garanzia di una fatturazione corretta e prevenzione degli abusi.

Base giuridica: Art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD (contratto di utilizzo del committente/rapporto di fatturazione del fornitore di servizi), in aggiunta l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD.

Destinatario: Come alla sezione E.4.1. I dati dei giustificativi elaborati e i risultati della verifica vengono resi accessibili al rispettivo committente, quale titolare autonomo del trattamento (art. 4, punto 7, del RGPD), nell'ambito dell'esecuzione del contratto.

Nessuna decisione vincolante dell'IA: Il risultato dell'IA costituisce una raccomandazione di verifica, che deve essere obbligatoriamente controllata manualmente, accettata o sostituita dall'utente del committente.

Nota ai sensi dell'art. 50 del Regolamento IA: La verifica preliminare viene effettuata da un sistema di IA; i risultati sono contrassegnati come tali e non costituiscono accertamenti definitivi.

E.4.3 Verifica dei profili dei fornitori di servizi assistita da IA in fase di registrazione

Processo:

1. Caricamento di documenti: dati aziendali, licenza commerciale, patente di guida, certificato penale del casellario giudiziale esteso, prova del numero di identificazione fiscale.
2. Estrazione documenti assistita da IA tramite un'interfaccia API crittografata; estrazione di campi dati predefiniti.
3. Confronto dei dati con le informazioni inserite in fase di registrazione.
4. Valutazione complessiva e raccomandazione relativa all'attivazione o alla richiesta di documenti aggiuntivi/corretti.
5. Decisione finale da parte di un collaboratore del servizio di ONLOGIST, non vincolato dalla raccomandazione dell'IA.

Dati trattati:

1. Dati aziendali generali (ragione sociale, forma giuridica, indirizzo, dati di contatto)
2. Licenza commerciale (attività commerciale, eventualmente data di nascita/luogo di residenza del titolare)
3. Patente di guida (nome, data di nascita, data di rilascio/scadenza, categorie, fotografia)
4. Certificato penale del casellario giudiziale esteso (dati personali, eventuali condanne penali/iscrizioni)
5. Numero di identificazione fiscale/relativa prova

Categorie particolari di dati:

1. Certificato penale del casellario giudiziale (art. 10 del RGPD): Trattamento esclusivamente finalizzato alla verifica dei requisiti di idoneità personale per la partecipazione alla piattaforma, sulla base dell'art. 10 del RGPD in combinato disposto con le disposizioni nazionali applicabili, nonché, ove necessario, previo consenso esplicito per analogia con l'art. 9, paragrafo 2, lettera a), del RGPD. Vengono trattate esclusivamente le informazioni rilevanti per la verifica dell'idoneità; non è prevista alcuna conservazione ulteriore.
2. Fotografia sulla patente di guida: Attualmente non viene trattata per l'identificazione biometrica o il confronto biometrico. In caso di futura introduzione di un trattamento biometrico delle immagini, la presente informativa verrà aggiornata e, ove applicabile, verrà richiesto un consenso esplicito ai sensi dell'art. 9, paragrafo 2, lettera a), del RGPD.

Finalità: Garantire che sulla piattaforma operino esclusivamente fornitori di servizi idonei, identificabili e affidabili; tutela dei committenti e dell'integrità della piattaforma.

Le basi giuridiche sono l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD per i dati generali di registrazione, nonché l'art. 10 del RGPD in combinato disposto con le disposizioni nazionali, in aggiunta l'art. 9, paragrafo 2, lettera a), del RGPD per analogia, per i dati del certificato penale.

Destinatario: Come indicato sopra alla sezione E.4.1, contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 del RGPD; in caso di trasferimento verso paesi terzi, garanzie ai sensi dell'art. 46 del RGPD.

Nessuna decisione interamente automatizzata (art. 22, paragrafo 1, del RGPD): La decisione vincolante in merito ad attivazione/rifiuto viene sempre adottata da un collaboratore di ONLOGIST, che può discostarsi dalla raccomandazione dell'IA.

Ha il diritto di richiedere in qualsiasi momento che la decisione relativa all'attivazione del Suo profilo venga presa esclusivamente in modo manuale da un collaboratore, senza il coinvolgimento della raccomandazione dell'IA. Le richieste vanno inviate a service@onlogist.com

Nota ai sensi dell'art. 50, paragrafo 1, del Regolamento IA: Il sistema di IA utilizzato deve essere classificato come sistema di IA ad alto rischio ai sensi dell'allegato III, punto 4, del Regolamento IA, in quanto utilizzato nell'ambito della selezione di persone fisiche che intendono accedere al lavoro autonomo. In qualità di deployer ai sensi dell'art. 3, punto 4, del Regolamento IA, ONLOGIST garantisce che sia assicurata la sorveglianza umana ai sensi dell'art. 26 del Regolamento IA, che vengano rispettati gli obblighi di documentazione tecnica e di registrazione del Regolamento IA, e che sia stata effettuata una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell'art. 35 del RGPD.

Durata di conservazione: I documenti caricati durante il processo di registrazione non vengono conservati in modo permanente nel sistema di IA dopo la conclusione della verifica. La conservazione nel sistema ONLOGIST avviene per la durata del rapporto di utilizzo nonché per i termini di conservazione previsti dalla legge. I dati del certificato penale vengono cancellati dopo la conclusione della verifica e non vengono conservati in modo permanente.

F. Altri servizi e plugin utilizzati

Asana

Utilizziamo Asana, un servizio di Asana Inc., 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600, USA, per l'organizzazione interna dei flussi di lavoro e la gestione strutturata di richieste e pratiche. Vengono trattati esclusivamente i dati personali necessari per la rispettiva pratica. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD.

Braun Heider GmbH

Utilizziamo i servizi di Braun Heider GmbH, Klingholzstr. 18, 65189 Wiesbaden, per l'hosting dei nostri servizi nonché per l'amministrazione di sistema e la manutenzione di hardware e software. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD.

GGW

Utilizziamo i servizi di GGW GmbH, Chilehaus B, Fischertwiete 1, 20095 Amburgo, nella misura in cui ciò sia necessario per la gestione di pratiche relative ad assicurazioni o sinistri. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nella gestione efficiente delle pratiche relative alle assicurazioni.

Hubspot CRM

Utilizziamo HubSpot, un servizio di HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA, per la gestione dei contatti, l'elaborazione delle richieste e - se attivato - la documentazione e l'analisi delle interazioni relative a vendite e comunicazione. Nella misura in cui vengano utilizzati cookie o tecnologie comparabili in tale contesto, ciò si basa sul Suo consenso; per il resto, basiamo il trattamento sull'art. 6, paragrafo 1, lettera b), in subordine lettera f), del RGPD.

IDnow

Utilizziamo i servizi di IDnow GmbH, Auenstraße 100, 80469 Monaco di Baviera, per la verifica dell'identità nell'ambito del processo di registrazione e ammissione, nella misura in cui ciò sia necessario per adempiere a obblighi di legge. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera c), del RGPD.

Mailchimp

Utilizziamo Mailchimp, un servizio di The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA, per l'invio di newsletter. La base giuridica è il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD.

Pingen

Utilizziamo i servizi di Pingen GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zurigo, Svizzera, per l'invio postale delle fatture. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nell'organizzazione efficiente dei nostri processi di spedizione.

RHD Factoring

Utilizziamo i servizi di RHD Rechnungsstelle AG, Am Wall 96-98, 28195 Brema, nella misura in cui ciò sia necessario per la fornitura di servizi di factoring finalizzati al pagamento tempestivo dei compensi ai fornitori di servizi. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD.


Sisense

Utilizziamo i servizi di Sisense Inc., 1359 Broadway FL 4, New York, NY 10018-8339, USA, per l'analisi degli indicatori aziendali e la produzione di report. I dati personali vengono trattati solo nella misura in cui ciò sia necessario per la rispettiva analisi; la base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nella necessità di indicatori aziendali affidabili per la gestione dell'impresa.

Slack

Utilizziamo Slack, un servizio di Slack Technologies Ltd., Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Irlanda, per la comunicazione interna e la collaborazione dei nostri collaboratori. I dati personali vengono trattati solo nella misura in cui ciò sia necessario nell'ambito della comunicazione interna. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD.

Smallinvoice

Utilizziamo Smallinvoice, un servizio di Lourens Systems GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zurigo, Svizzera, per l'emissione e l'invio di fatture. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nella gestione efficiente della nostra contabilità.

Smashleads

Utilizziamo Smashleads, un servizio di smashleads UG (haftungsbeschränkt), Kiebitzweg 5, 50354 Hürth, per generare e gestire richieste di potenziali interessati. Possono essere trattati dati di contatto, contenuti di comunicazione e dati tecnici di utilizzo. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; nella misura in cui vengano utilizzati cookie o tecnologie comparabili in tale contesto, ciò avviene solo sulla base del Suo consenso.

Teams

Utilizziamo Teams, un servizio di Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlanda, per lo svolgimento di conferenze audio, video e online. Vengono trattati i dati anagrafici dei partecipanti, i dati tecnici di connessione, i contenuti di comunicazione nonché - ove utilizzati - i contenuti di chat, file e condivisione. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD, nella misura in cui la comunicazione avvenga in relazione a rapporti contrattuali esistenti o in fase di avvio, nonché, in aggiunta, l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD. Nella misura in cui venga utilizzata una registrazione o un'altra funzione soggetta a consenso, ciò avviene solo sulla base del Suo consenso.

Twilio

Utilizziamo Twilio, un servizio di Twilio Inc., 375 Beale St, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA, per l'invio di SMS finalizzati alla convalida dei numeri di cellulare durante il processo di registrazione. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD.

Zapier

Utilizziamo Zapier, un servizio di Zapier Inc., Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA, per il collegamento tecnico, la sincronizzazione e l'automazione di applicazioni, sistemi e flussi di dati. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD; il nostro legittimo interesse risiede nell'organizzazione efficiente dei nostri processi aziendali.

Zendesk

Utilizziamo Zendesk, un servizio di Zendesk, Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA, per la gestione delle richieste degli utenti e la comunicazione tramite chat. In tale contesto trattiamo i dati da Lei indicati nell'ambito della Sua richiesta, in particolare i dati di contatto, il contenuto della Sua richiesta nonché - in caso di utilizzo della funzione chat - dati tecnici di connessione come il Suo indirizzo IP. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD.

G. E-commerce, fornitori di servizi di pagamento e dati contrattuali

Trattamento dei dati dei clienti e contrattuali

Raccogliamo, trattiamo e utilizziamo dati personali dei clienti e dati contrattuali per la costituzione, la definizione dei contenuti e la modifica dei nostri rapporti contrattuali. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD.

Modulo di contatto, richieste telefoniche, postali e via e-mail

Se ci contatta tramite modulo di contatto, e-mail, telefono o fax, conserviamo i Suoi dati, inclusi i dati di contatto, per gestire la Sua richiesta e per eventuali domande successive. La base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD, nella misura in cui la richiesta sia correlata all'esecuzione del contratto o a misure precontrattuali; per il resto, il nostro legittimo interesse a una gestione efficace ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD, ove il nostro legittimo interesse risiede in una gestione efficiente e tracciabile delle richieste, nonché, ove richiesto, il Suo consenso ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD.

In caso di contatto telefonico, il Suo numero di telefono (se trasmesso) viene memorizzato come dato di comunicazione nella cronologia delle chiamate ed eliminato automaticamente dopo 90 giorni; la relativa base giuridica è l'art. 6, paragrafo 1, lettera a) o f), del RGPD.

Di norma non comunichiamo i suddetti dati a terzi senza autorizzazione. Una comunicazione avviene solo se sussiste per questo un fondamento legale, se ciò è necessario per gestire la Sua richiesta, o se Lei ha prestato il proprio consenso.

H. Trattamento dei dati dei candidati

Trattiamo i dati personali dei candidati esclusivamente ai fini dello svolgimento della procedura di candidatura. Rientrano in ciò, in particolare, i dati di contatto, i dati di comunicazione, i documenti di candidatura, nonché gli appunti relativi ai colloqui e alle valutazioni, nella misura in cui siano necessari per la decisione sulla costituzione di un rapporto di lavoro. La base giuridica è l'articolo 26 della legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG) nonché l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD; nella misura in cui sia stato prestato il consenso, anche l'art. 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD.

In caso di candidatura accolta, i dati vengono conservati sulla base dell'articolo 26 della BDSG e dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD, ai fini dello svolgimento del rapporto di lavoro.

In caso di rifiuto o ritiro della candidatura, conserviamo di norma i Suoi dati fino a sei mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura, salvo che sia ammessa una conservazione più lunga sulla base di un consenso o in ragione di requisiti legali o procedurali.

I. Destinatari dei dati personali

I dati personali vengono comunicati - a seconda dell'operazione di trattamento - alle categorie di destinatari di seguito indicate. Nella misura in cui i fornitori di servizi trattino dati personali per nostro conto, ciò avviene sulla base dell'art. 28 del RGPD. Qualora i destinatari trattino dati sotto contitolarità o titolarità propria ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, ciò viene indicato di conseguenza.

I.1 Responsabili del trattamento con i quali è stato concluso un contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 del RGPD

I.2 Responsabili del trattamento per l'elaborazione/verifica dei giustificativi assistita da IA (sezione E.4) e la verifica dei documenti, con i quali è stato concluso un contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 del RGPD

J. Diritti dell'interessato

Può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato tramite la nostra gestione del consenso. Può inoltre limitare o impedire la memorizzazione di cookie tramite le corrispondenti impostazioni del Suo browser. Tuttavia, entrambe le misure summenzionate possono compromettere la funzionalità della nostra offerta online. In qualità di interessato, Le spettano inoltre i seguenti diritti:

Diritto di accesso (art. 15 del RGPD)

Ha il diritto di richiederci una conferma in merito al fatto che siano o meno in corso di trattamento dati personali che La riguardano, nonché l'accesso a tali dati e alle ulteriori informazioni menzionate all'art. 15 del RGPD.

Diritto di rettifica (art. 16 del RGPD)

Ha il diritto di ottenere la rettifica senza ingiustificato ritardo dei dati inesatti che La riguardano, nonché l'integrazione dei dati incompleti.

Diritto alla cancellazione (art. 17 del RGPD)

Ha il diritto di ottenere la cancellazione senza ingiustificato ritardo dei dati che La riguardano, purché sussistano i presupposti di cui all'art. 17 del RGPD.

Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 del RGPD)

A determinate condizioni, ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento, in particolare:

1. per il periodo in cui contesta l'esattezza dei Suoi dati (per la durata della verifica),
2. se il trattamento è/è stato illecito e Lei richiede la limitazione anziché la cancellazione,
3. se non abbiamo più bisogno dei dati, ma Lei ne ha bisogno per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria,
4. per il periodo in cui è pendente la verifica dell'opposizione ai sensi dell'art. 21, paragrafo 1, del RGPD, in merito alla prevalenza dei nostri motivi legittimi sui Suoi.

I dati soggetti a limitazione vengono trattati, a parte la loro conservazione, solo con il Suo consenso o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, per la tutela dei diritti di un'altra persona fisica o giuridica, o per motivi di interesse pubblico rilevante.

Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 del RGPD)

Ha il diritto di ricevere i dati che La riguardano e che ci ha fornito sulla base di un consenso o nell'esecuzione di un contratto, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o di richiederne la trasmissione a un altro titolare del trattamento, nella misura in cui ciò sia tecnicamente fattibile.

Diritto di opposizione (art. 21 del RGPD)

Ha il diritto, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati che La riguardano basato sull'art. 6, paragrafo 1, lettera e) o f), del RGPD; ciò vale anche per la profilazione basata su tali disposizioni (art. 21, paragrafo 1, del RGPD). In tal caso non tratteremo più i Suoi dati, salvo che possiamo dimostrare motivi legittimi cogenti prevalenti sui Suoi interessi, oppure che il trattamento serva all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Qualora i Suoi dati vengano trattati per finalità di marketing diretto, ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento; ciò vale anche per la profilazione connessa a tale marketing diretto (art. 21, paragrafo 2, del RGPD). A seguito dell'opposizione, i Suoi dati non verranno più utilizzati per finalità di marketing diretto.

Nota su Google Analytics: può opporsi in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, alla raccolta e all'utilizzo dei Suoi dati da parte di Google Analytics: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

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Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo (art. 77 del RGPD)

Ha il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure ove si è verificata la presunta violazione, qualora ritenga che il trattamento violi il RGPD. Tale diritto sussiste fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

L'autorità di controllo territorialmente competente per ONLOGIST è:

Il Commissario di Amburgo per la protezione dei dati e la libertà d'informazione
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Amburgo

Revoca del Suo consenso

Nella misura in cui i trattamenti si basino sul Suo consenso, può revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La liceità del trattamento effettuato prima della revoca rimane impregiudicata.

Fornitura di dati personali

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Versione 1.02, aggiornata al: 24.08.2026

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