Política de privacidad

Información sobre protección de datos

A continuación, deseamos informarle sobre el tratamiento de datos personales en el marco de nuestro sitio web, así como de nuestro portal para usuarios registrados y de la aplicación asociada, en adelante denominados conjuntamente "Oferta en Línea".

Responsable del tratamiento

ONLOGIST GmbH
Administradores: Felix Müller, Moritz Pagendarm
Alter Wandrahm 13
20457 Hamburgo
Teléfono: +49 (0)40 74 30 51 81
Correo electrónico: info@onlogist.com

Delegado de Protección de Datos

Christoph Curvers, Löwenstraße 7, 20251 Hamburgo
Correo electrónico: datenschutz@onlogist.com

1. La protección de datos de un vistazo

Información general

Las siguientes indicaciones ofrecen una visión general sencilla de lo que ocurre con sus datos personales cuando visita nuestro sitio web o utiliza nuestros servicios en línea como usuario registrado. Los datos personales son todos aquellos datos que permiten identificarle personalmente.

¿Cómo recopilamos sus datos?

Sus datos se recopilan, por un lado, porque usted nos los comunica (por ejemplo, formulario de contacto, registro en el portal, negociación de un contrato). Otros datos se recopilan automáticamente, o, cuando es necesario, tras su consentimiento, por nuestros sistemas informáticos al visitar nuestra oferta en línea, como, por ejemplo, datos técnicos tales como el tipo de navegador, el sistema operativo o la hora de acceso.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Parte de los datos se recopila para garantizar una prestación sin errores de nuestra oferta en línea. Otros datos se tratan para analizar el comportamiento de los usuarios, así como para la ejecución y gestión de las relaciones contractuales y de facturación iniciadas o existentes a través del portal entre los usuarios implicados, así como - dentro del portal - para la revisión asistida por IA de documentos y justificantes en el marco del servicio de facturación.

¿Qué derechos tiene en relación con sus datos?

Tiene derecho, en todo momento, a obtener gratuitamente información sobre el origen, los destinatarios y la finalidad de sus datos personales almacenados (art. 15 del RGPD). Además, tiene derecho a la rectificación (art. 16), a la supresión (art. 17), a la limitación del tratamiento (art. 18) y a la portabilidad de los datos (art. 20). Puede revocar en cualquier momento, con efectos para el futuro, el consentimiento prestado. Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (art. 77 del RGPD).

A. Información general sobre el tratamiento de datos

A.1 Datos personales

Según el art. 4, apartado 1, del RGPD, se entiende por datos personales toda información sobre una persona física identificada o identificable; se considerará identificable a una persona física que pueda ser identificada, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

Esto incluye, por ejemplo, el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, pero también el lugar de residencia, la dirección IP o los datos bancarios. Para utilizar nuestro portal, necesitamos su nombre, dirección y otra información para un contrato o precontrato entre nosotros y usted, o entre las partes usuarias, con el fin de poder prestar los servicios solicitados.

A.2 Tratamiento de datos personales

Por principio, solo tratamos los datos personales de nuestros usuarios en la medida en que ello sea necesario para la prestación de una oferta en línea funcional y para la provisión de nuestros contenidos y servicios. El tratamiento solo tiene lugar regularmente con su consentimiento como usuario, salvo que el almacenamiento y el tratamiento estén permitidos por disposiciones legales, en particular el art. 6, apartado 1, letras b), c) o f), del RGPD.

A.3 Cesión de datos personales a terceros y destinatarios

Sus datos personales solo se ceden si existe para ello una base jurídica en materia de protección de datos. La transmisión puede tener lugar, en particular:

• a encargados del tratamiento que traten datos personales por nuestra cuenta y siguiendo nuestras instrucciones,
• a responsables independientes, en la medida en que ello sea necesario para la ejecución del contrato o debido a obligaciones legales,
• a otros destinatarios, si usted ha consentido o si estamos legal o administrativamente obligados a ello.

En la medida en que recurramos a proveedores de servicios externos que traten datos personales por nuestra cuenta, ello se realiza sobre la base de contratos de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD. Estos proveedores tratan los datos personales exclusivamente conforme a nuestras instrucciones y únicamente en la medida necesaria para la prestación de sus respectivos servicios.

ONLOGIST solo cede sus datos a aquellos terceros privados que presten servicios en nombre y por cuenta de ONLOGIST y que figuren en la presente política de privacidad. Nuestros empleados y proveedores de servicios están obligados a la confidencialidad y a la protección de los datos personales y empresariales que se les confían.

Examinamos cuidadosamente, caso por caso, qué servicios de terceros utilizamos y si con ello se produce una cesión de datos personales. En consecuencia, incluimos este tratamiento de datos en la presente política de privacidad conforme a los requisitos aplicables.

En la medida en que recurramos a encargados del tratamiento externos para la prestación de nuestros servicios de plataforma -en particular, proveedores de sistemas de tratamiento asistidos por IA-, la cesión de datos personales a estos proveedores se basa en contratos de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD. Estos proveedores tratan sus datos exclusivamente conforme a nuestras instrucciones y para los fines por nosotros determinados. En la medida en que se produzca una transferencia a terceros países fuera de la UE o del EEE, garantizamos un nivel adecuado de protección de datos mediante garantías apropiadas en el sentido del art. 46 del RGPD (en particular, las cláusulas contractuales tipo de la UE). Los proveedores correspondientes figuran en la lista de destinatarios de la sección I.

A.4 Nota sobre la transferencia de datos a EE. UU. y otros terceros países

Utilizamos en parte servicios de proveedores establecidos fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, o que tratan datos allí. En la medida en que, en este contexto, se transfieran datos personales a terceros países, ello se realiza cumpliendo los requisitos legales. Cuando no exista una decisión de adecuación para el tercer país en cuestión, basamos la transferencia, en particular, en garantías apropiadas en el sentido del art. 46 del RGPD, en concreto en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. En la medida en que un proveedor esté certificado conforme a un marco de protección de datos reconocido, la transferencia también puede basarse en este. Le informamos de que, a pesar de las garantías contractuales y organizativas, no siempre puede garantizarse un nivel de protección de datos equivalente al de la Unión Europea en los casos de transferencia a terceros países.

A.5 Recopilación automática de datos técnicos (archivos de registro del servidor)

Cada vez que se accede a nuestra oferta en línea, nuestro sistema recopila automáticamente datos e información del sistema informático del ordenador que accede. Estos datos no se almacenan junto con otros datos personales del usuario.

Por motivos organizativos y técnicos se almacenan los siguientes datos:

• Su dirección IP

• Tipo de navegador y versión utilizada

• Su sistema operativo (nombre, versión)

• Su proveedor de acceso a internet

• Fecha y hora de acceso

• Sitios web desde los que su sistema accede a nuestra oferta en línea (URL de referencia)

• Nombre de host del ordenador que accede

• Resolución de pantalla, en su caso

• Nombres de los archivos/contenidos consultados

La base jurídica para el almacenamiento temporal de los datos y de los archivos de registro es nuestro interés legítimo conforme al art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD. La recopilación de estos datos y su almacenamiento en archivos de registro son técnicamente necesarios para el funcionamiento seguro y técnicamente requerido de nuestra oferta en línea; por ello, no existe posibilidad de oposición. Los datos técnicos se eliminan automáticamente transcurridos 30 días.

A.6 Información general sobre las bases jurídicas del tratamiento de datos

Si usted ha consentido el tratamiento de sus datos personales, el tratamiento se realiza sobre la base del art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD; en la medida en que se traten categorías especiales de datos personales, adicionalmente sobre la base del art. 9, apartado 2, letra a), del RGPD. En la medida en que se requiera consentimiento para el almacenamiento de cookies o el acceso a información en su dispositivo terminal, ello se realiza adicionalmente sobre la base del artículo 25, apartado 1, de la ley alemana de protección de datos en las telecomunicaciones y los servicios digitales (TDDDG). Cuando sus datos sean necesarios para la ejecución de un contrato o para la aplicación de medidas precontractuales, el tratamiento se realiza sobre la base del art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD. En la medida en que estemos legalmente obligados a tratar datos personales, ello se realiza sobre la base del art. 6, apartado 1, letra c), del RGPD. En los demás casos, basamos el tratamiento en nuestro interés legítimo conforme al art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Las siguientes secciones informan detalladamente sobre la base jurídica aplicable en cada caso.

A.7 Finalidad

ONLOGIST solo trata sus datos personales para los fines indicados en la presente declaración y sobre la base de las respectivas bases jurídicas señaladas.

A.8 Uso de sistemas asistidos por IA (resumen)

Utilizamos en parte, dentro del portal, sistemas automatizados basados en tecnologías de inteligencia artificial (IA). Estos sistemas nos ayudan en la revisión de documentos y justificantes, así como en la tramitación de procesos de facturación y en el registro de proveedores de servicios. Su uso está sujeto a los requisitos aplicables en materia de protección de datos y, en su caso, en materia de derecho de la IA, en particular el Reglamento (UE) 2024/1689 relativo a la inteligencia artificial (Reglamento de IA). Los detalles al respecto -finalidad, funcionamiento, base jurídica y sus derechos- figuran en la sección E.4.

En ningún caso un sistema de IA toma una decisión definitiva sin revisión y control humanos. La competencia decisoria final siempre recae en un empleado de ONLOGIST o en usted, como usuario.

A.9 Transmisión cifrada

En el caso de la recopilación y el tratamiento en línea de datos personales, la información se transmite de forma cifrada (a través de HTTPS). Nuestra oferta en línea impone automáticamente, de forma continua, la transmisión cifrada de todos los contenidos. Se utilizan tecnologías de cifrado acordes con el estado actual de la técnica; las medidas de seguridad se revisan de forma continua.

A.10 Plazo de conservación (general)

Salvo que en la presente política de privacidad se indique un plazo de conservación más específico, sus datos personales permanecerán en nuestro poder hasta que deje de aplicarse la finalidad del tratamiento de datos. En caso de una solicitud legítima de supresión o de revocación de un consentimiento, sus datos serán eliminados, siempre que no existan otros motivos de conservación legalmente admisibles (por ejemplo, plazos de conservación fiscales o mercantiles); en tal caso, la eliminación tendrá lugar una vez desaparecidos dichos motivos.

B. Alojamiento y redes de distribución de contenidos (CDN)

Para la prestación y el suministro de nuestra oferta en línea, utilizamos servicios de infraestructura y alojamiento de los siguientes proveedores técnicos:

Amazon Web Services (AWS)

El proveedor es Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburgo.

Al utilizar nuestra oferta en línea, pueden tratarse datos personales en los servidores de AWS; asimismo, pueden transmitirse datos personales a empresas vinculadas a AWS en terceros países. En ese caso, la transferencia de datos se basa en las cláusulas contractuales tipo de la UE.

La base jurídica para el uso de servicios de alojamiento e infraestructura es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Nuestro interés legítimo reside en la prestación segura, estable y eficiente de nuestra oferta en línea.

Amazon CloudFront CDN

Utilizamos la red de distribución de contenidos Amazon CloudFront. El proveedor es igualmente Amazon Web Services EMEA SARL. CloudFront encamina la transferencia de información entre su navegador y nuestra oferta en línea a través de una red distribuida a nivel mundial, lo que incrementa la disponibilidad y el rendimiento.

La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Nuestro interés legítimo reside en un suministro eficiente, estable y seguro de nuestra oferta en línea. Sobre la transferencia de datos a terceros países, véase más arriba en AWS.

Hetzner

El proveedor es Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen.

El uso se realiza con el fin de una prestación segura, estable y eficiente de nuestra oferta en línea. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD y, en la medida en que el tratamiento sea necesario para la ejecución de prestaciones contractuales, adicionalmente el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD.

NETWAYS Managed Services GmbH (NMS)

El proveedor es NETWAYS Managed Services GmbH, Deutschherrnstr. 15-19, 90429 Núremberg.

Al utilizar nuestra oferta en línea, pueden tratarse datos personales en los servidores de NMS; asimismo, pueden transmitirse datos personales a empresas vinculadas a NMS en terceros países. En ese caso, la transferencia de datos se basa en las cláusulas contractuales tipo de la UE.

La base jurídica para el uso de servicios de alojamiento e infraestructura es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Nuestro interés legítimo reside en la prestación segura, estable y eficiente de nuestra oferta en línea.

STRATO

El proveedor es STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlín. Al visitar nuestra oferta en línea, STRATO recopila diversos archivos de registro, incluida su dirección IP. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en la presentación fiable de nuestra oferta en línea.

C. Cookies y gestión del consentimiento

C.1 Uso de cookies

En la medida en que las cookies o tecnologías comparables sean técnicamente necesarias, su uso se basa en el artículo 25, apartado 2, número 2, del TDDDG. El tratamiento posterior de datos personales se basa en el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en la prestación técnicamente correcta y segura de nuestra oferta en línea. Solo utilizamos las cookies y tecnologías comparables que no sean técnicamente necesarias sobre la base de su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD, en relación con el artículo 25, apartado 1, del TDDDG.

Algunas cookies se eliminan tras cerrar su navegador (cookies transitorias, incluidas las cookies de sesión). Otras cookies (cookies persistentes) permanecen en su dispositivo terminal y permiten reconocer su navegador en su próxima visita. Puede configurar su navegador de modo que se le informe sobre la instalación de cookies, permitirlas solo caso por caso, excluirlas por completo o hacer que se eliminen automáticamente al cerrar el navegador. Tenga en cuenta que la desactivación de cookies puede afectar la funcionalidad de nuestra oferta en línea.

Encontrará un resumen de las cookies utilizadas, sus proveedores, finalidad y plazo de conservación, su estado de consentimiento actual, así como la posibilidad de revocar su consentimiento con efectos para el futuro, en nuestra declaración de cookies en https://www.onlogist.com/cookie-erklaerung

C.2 Gestión del consentimiento con Cookiebot

Nuestra oferta en línea utiliza la tecnología de consentimiento de Cookiebot para recabar y documentar, de conformidad con la normativa de protección de datos, su consentimiento para el almacenamiento de determinadas cookies o el uso de determinadas tecnologías. El proveedor es Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Copenhague, Dinamarca.

Al acceder a nuestra oferta en línea, se establece una conexión con los servidores de Cookiebot. A continuación, Cookiebot almacena una cookie en su navegador con el fin de poder asociar los consentimientos otorgados por usted o su revocación. Los datos se conservan hasta que usted nos solicite su eliminación, elimine usted mismo la cookie de Cookiebot, o deje de aplicarse la finalidad. Las obligaciones legales de conservación imperativas permanecen inalteradas.

La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra c), del RGPD, en la medida en que estemos legalmente obligados a recabar y documentar consentimientos, así como, adicionalmente, el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD, en lo que respecta a la organización jurídicamente segura de nuestra gestión del consentimiento.

D. Herramientas de análisis, seguimiento y publicidad

Nota sobre el ámbito de aplicación: Los servicios de análisis, seguimiento y marketing descritos a continuación se utilizan exclusivamente en las áreas de acceso público de nuestra oferta en línea. Estos servicios no se utilizan en el área del portal con sesión iniciada, destinada a usuarios registrados, salvo que se indique otra cosa a continuación.

Google Tag Manager

Utilizamos Google Tag Manager, un servicio de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, para la integración técnica y la gestión de otros servicios y scripts. Google Tag Manager en sí no crea perfiles de usuario ni realiza análisis propios. En la medida en que a través de Google Tag Manager se integren servicios sujetos a consentimiento, su uso solo tiene lugar tras su consentimiento; la base jurídica a este respecto es el art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD, en relación con el artículo 25, apartado 1, del TDDDG.

Google Analytics

Utilizamos Google Analytics, un servicio de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, para la medición de audiencia y el análisis del uso de nuestra oferta en línea. Google Analytics nos permite, en particular, evaluar las páginas vistas, los tiempos de permanencia, el origen de la visita, así como información técnica sobre los dispositivos y navegadores utilizados. Google Analytics utiliza cookies y tecnologías comparables para reconocer a usuarios y dispositivos. La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD, en relación con el artículo 25, apartado 1, del TDDDG. El consentimiento puede revocarse en cualquier momento con efectos para el futuro.

En la medida en que, en el marco del uso de Google Analytics, se transfieran datos personales a terceros países, ello se realiza sobre la base de garantías apropiadas conforme al art. 46 del RGPD.

Hemos activado la anonimización de la IP. De este modo, su dirección IP se acorta, por lo general, dentro de la UE o del EEE antes de cualquier tratamiento posterior.

Cuando la función "Señales de Google" esté activada, pueden proporcionarse informaciones agregadas adicionales sobre el comportamiento de los usuarios entre dispositivos, sus intereses y características demográficas. Solo recibimos esta información de forma agregada. Este uso también tiene lugar únicamente sobre la base de su consentimiento.

Google Ads, remarketing y seguimiento de conversiones

Utilizamos Google Ads, un servicio de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda, para la medición de resultados, la creación de audiencias y la reconquista de usuarios. Para ello pueden utilizarse, en particular, cookies, tecnologías similares y -en su caso- datos de clientes cifrados mediante hash. La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD, en relación con el artículo 25, apartado 1, del TDDDG.

Meta Pixel, anteriormente Facebook Pixel, incl. coincidencia avanzada

Utilizamos tecnologías de Meta para la medición de audiencia, la medición de conversiones, la creación de audiencias y la reconquista de usuarios. En este contexto pueden tratarse información sobre la visita a nuestro sitio web, dispositivos utilizados, identificadores técnicos, así como -en su caso- información de contacto cifrada mediante hash.
La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD, en relación con el artículo 25, apartado 1, del TDDDG.
En la medida en que Meta determine conjuntamente con nosotros los fines y los medios del tratamiento en relación con la recopilación y transmisión de datos, ello constituye una responsabilidad conjunta conforme al art. 26 del RGPD; existe un acuerdo correspondiente sobre la responsabilidad conjunta (anexo de corresponsables).

Meta Conversion API, anteriormente Facebook Conversion API

Utilizamos la Meta Conversion API, un servicio de Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlanda, para registrar interacciones con nuestra oferta en línea con el fin de mejorar el rendimiento publicitario de nuestros anuncios en Facebook y otros servicios de Meta. La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD.

Meta Custom Audiences, anteriormente Facebook Custom Audiences

Utilizamos Custom Audiences, un servicio de Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlanda, para definir audiencias objetivo (incluidas audiencias similares) para publicidad en Facebook. La base jurídica es el consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD.

LinkedIn Insight Tag

Utilizamos LinkedIn Insight Tags, un servicio de LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, D02 AD98, Irlanda, para analizar datos profesionales de los visitantes de nuestro sitio web registrados en LinkedIn, con fines de conversión y de retargeting. La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD.

E. Tratamiento de datos específico del portal para proveedores de servicios y clientes registrados

E.1 Tratamiento de su dirección IP por los servidores web

Su dirección IP se trata en la medida en que ello sea técnicamente necesario para entregar el contenido de nuestro portal a su dispositivo y para garantizar la seguridad del funcionamiento. El almacenamiento tiene lugar durante la sesión de uso, así como, en su caso, adicionalmente en archivos de registro del servidor conforme a la sección A.5.

E.2 Registro en el portal

Puede registrarse en el portal para utilizar sus funciones. Solo utilizamos los datos introducidos con el fin de la configuración, provisión y gestión de su cuenta de usuario, así como para la ejecución de la respectiva relación de uso. Los campos obligatorios deben cumplimentarse íntegramente; de lo contrario, rechazaremos el registro. Utilizamos la dirección de correo electrónico indicada para informarle sobre cambios importantes.

La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD (ejecución de la relación de uso, en su caso preparación de otros contratos). Los datos se conservan mientras esté registrado, y a continuación se eliminan; los plazos de conservación legales permanecen inalterados.

E.3 Aplicación móvil - datos de ubicación y movimiento

Los usuarios de la aplicación móvil otorgan el siguiente consentimiento:

"Acepto que ONLOGIST recopile datos de ubicación y movimiento de mi smartphone con el fin de proporcionar a los clientes información relacionada con los pedidos, como por ejemplo horas de llegada previstas e información sobre el comportamiento de conducción."

Este consentimiento es voluntario y puede revocarse en cualquier momento sin indicar motivos, conforme al art. 7, apartado 3, del RGPD. Tenga en cuenta que determinadas funciones móviles de la plataforma -en particular, aquellas que requieren información de estado y llegada relacionada con los pedidos- no pueden prestarse sin este tratamiento de datos, por lo que, en tal caso, no será posible la asignación de un pedido.

E.4 Sistemas asistidos por IA en el portal

Utilizamos en el portal funciones asistidas por IA para apoyar determinados procedimientos de revisión y pasos de tratamiento. Estos sistemas sirven para preparar, estructurar y comprobar la plausibilidad de la información; la decisión final sobre el fondo no se adopta exclusivamente de forma automatizada.

E.4.1 Tratamiento de justificantes asistido por IA

Proceso:

1. Extracción OCR: Tras la carga del justificante (por ejemplo, recibos de combustible, peajes, facturas de hotel, tasas de aparcamiento, gastos de transporte local, lavado de vehículos), el contenido del justificante se lee mediante un procedimiento OCR en el dispositivo del proveedor de servicios.
2. Categorización asistida por IA: Los datos del justificante extraídos se transmiten, a través de una interfaz API cifrada, a un modelo de IA externo, que extrae y categoriza la información relevante (importe neto/bruto, tipo de servicio, fecha, lugar, cantidad repostada en su caso).
3. Comprobación de plausibilidad por parte del sistema: Un procedimiento automatizado y basado en reglas (sin IA) compara el lugar, la fecha y la cantidad con los datos del pedido; en caso de discrepancias, se envía automáticamente una consulta al proveedor de servicios.
4. Cumplimentación automática de los campos del justificante con los datos categorizados.
5. Reprocesamiento manual: El proveedor de servicios puede comprobar y ajustar los datos en cualquier momento. Los justificantes solo se presentan para su revisión posterior tras haber sido comprobados y aprobados.

Datos tratados: Fecha/hora de la transacción, lugar (permite deducir el lugar de residencia), tipo de servicio, importe de la transacción, cantidad, nombre/elementos de identificación del proveedor de servicios (si figuran en el justificante).

Finalidad: Tramitación eficiente, con escaso margen de error y transparente de los reembolsos de gastos como parte del servicio de facturación.

Base jurídica: Art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD (ejecución del contrato de uso).

Destinatario: El proveedor del modelo de IA figura en la lista de destinatarios de la sección I; la transmisión se realiza sobre la base de un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD.

Sin decisión totalmente automatizada (art. 22 del RGPD): El resultado de la IA sirve exclusivamente para la visualización previamente cumplimentada; el proveedor de servicios puede ajustar íntegramente los datos antes de su presentación.

Nota conforme al art. 50 del Reglamento de IA: El apoyo de la IA es reconocible como tal en el sistema; el resultado puede consultarse y ajustarse antes de su presentación.

E.4.2 Revisión de justificantes asistida por IA por cuenta de los clientes

Proceso:

1. Transmisión de los archivos de justificantes presentados, a través de una interfaz API cifrada, al modelo de IA externo.
2. Extracción OCR y categorización conforme a la sección E.4.1.
3. Comparación automática de los datos extraídos con los datos de justificante indicados por el proveedor de servicios.
4. Categorización de discrepancias en un sistema de semáforo (ninguna/menor/significativa) con descripción del hallazgo.
5. Revisión por parte del usuario autorizado del cliente; este puede asumir o sustituir la categorización de la IA.
6. Comunicación de solicitudes de modificación al proveedor de servicios para su nueva aprobación.

Finalidad: Revisión previa automatizada de justificantes en el marco del control de facturación; garantía de una facturación correcta y prevención de abusos.

Base jurídica: Art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD (contrato de uso del cliente/relación de facturación del proveedor de servicios), adicionalmente el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD.

Destinatario: Como en la sección E.4.1. Los datos de justificantes procesados y los resultados de la revisión se ponen a disposición del respectivo cliente, en su calidad de responsable independiente (art. 4, número 7, del RGPD), en el marco de la ejecución del contrato.

Sin decisión vinculante de la IA: El resultado de la IA constituye una recomendación de revisión que debe ser obligatoriamente comprobada manualmente, asumida o sustituida por el usuario del cliente.

Nota conforme al art. 50 del Reglamento de IA: La revisión previa la realiza un sistema de IA; los resultados se identifican como tales y no constituyen constataciones definitivas.

E.4.3 Revisión asistida por IA de perfiles de proveedores de servicios en el registro

Proceso:

1. Carga de documentos: datos de la empresa, licencia comercial, permiso de conducir, certificado de antecedentes penales ampliado, justificante del número de identificación fiscal.
2. Extracción de documentos asistida por IA a través de una interfaz API cifrada; extracción de campos de datos predefinidos.
3. Comparación de los datos con la información introducida en el registro.
4. Evaluación global y recomendación relativa a la activación o a la solicitud de documentos adicionales/corregidos.
5. Decisión final por parte de un empleado del servicio de ONLOGIST, que no está vinculado a la recomendación de la IA.

Datos tratados:

1. Datos generales de la empresa (razón social, forma jurídica, dirección, datos de contacto)
2. Licencia comercial (actividad comercial, en su caso fecha de nacimiento/lugar de residencia del titular)
3. Permiso de conducir (nombre, fecha de nacimiento, fecha de expedición/caducidad, categorías, fotografía)
4. Certificado de antecedentes penales ampliado (datos personales, en su caso condenas/antecedentes penales)
5. Número de identificación fiscal/justificante correspondiente

Categorías especiales de datos:

1. Certificado de antecedentes penales (art. 10 del RGPD): Tratamiento exclusivamente destinado a verificar los requisitos de idoneidad personal para la participación en la plataforma, sobre la base del art. 10 del RGPD en relación con las disposiciones nacionales aplicables, así como, cuando sea necesario, consentimiento explícito por analogía con el art. 9, apartado 2, letra a), del RGPD. Solo se trata la información relevante para la comprobación de idoneidad; no se produce conservación adicional.
2. Fotografía en el permiso de conducir: Actualmente no se trata con fines de identificación biométrica ni de comparación biométrica. En caso de introducción futura de un tratamiento de imagen biométrico, la presente nota se actualizará y, en su caso, se recabará consentimiento explícito conforme al art. 9, apartado 2, letra a), del RGPD.

Finalidad: Garantizar que solo actúen en la plataforma proveedores de servicios adecuados, identificables y fiables; protección de los clientes y de la integridad de la plataforma.

Las bases jurídicas son el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD para los datos generales de registro, así como el art. 10 del RGPD en relación con disposiciones nacionales, adicionalmente el art. 9, apartado 2, letra a), del RGPD por analogía para los datos del certificado de antecedentes penales.

Destinatario: Como se indica más arriba en la sección E.4.1, contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD; en caso de transferencia a terceros países, garantías conforme al art. 46 del RGPD.

Sin decisión totalmente automatizada (art. 22, apartado 1, del RGPD): La decisión vinculante sobre activación/rechazo la adopta siempre un empleado de ONLOGIST, que puede apartarse de la recomendación de la IA.

Tiene derecho a solicitar en cualquier momento que la decisión sobre la activación de su perfil se adopte exclusivamente de forma manual por un empleado, sin intervención de la recomendación de la IA. Las solicitudes deben dirigirse a service@onlogist.com

Nota conforme al art. 50, apartado 1, del Reglamento de IA: El sistema de IA utilizado debe clasificarse como sistema de IA de alto riesgo en el sentido del anexo III, número 4, del Reglamento de IA, dado que se emplea en el ámbito de la selección de personas físicas que buscan acceder al trabajo por cuenta propia. En su calidad de responsable del despliegue conforme al art. 3, número 4, del Reglamento de IA, ONLOGIST garantiza que se asegure la supervisión humana conforme al art. 26 del Reglamento de IA, que se cumplan las obligaciones de documentación técnica y registro del Reglamento de IA, y que se haya llevado a cabo una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) conforme al art. 35 del RGPD.

Plazo de conservación: Los documentos cargados durante el proceso de registro no se almacenan de forma permanente en el sistema de IA una vez finalizada la revisión. El almacenamiento en el sistema de ONLOGIST tiene lugar durante la relación de uso, así como durante los plazos de conservación legales. Los datos del certificado de antecedentes penales se eliminan una vez finalizada la revisión y no se almacenan de forma permanente.

F. Otros servicios y complementos utilizados

Asana

Utilizamos Asana, un servicio de Asana Inc., 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600, EE. UU., para la organización interna de los flujos de trabajo y el tratamiento estructurado de solicitudes y asuntos. Solo se tratan los datos personales necesarios para el asunto correspondiente. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD.

Braun Heider GmbH

Utilizamos servicios de Braun Heider GmbH, Klingholzstr. 18, 65189 Wiesbaden, para el alojamiento de nuestros servicios, así como para la administración de sistemas y el mantenimiento de hardware y software. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD.

GGW

Utilizamos los servicios de GGW GmbH, Chilehaus B, Fischertwiete 1, 20095 Hamburgo, en la medida en que ello sea necesario para la tramitación de asuntos relacionados con seguros o siniestros. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en la tramitación eficiente de asuntos relacionados con seguros.

Hubspot CRM

Utilizamos HubSpot, un servicio de HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, EE. UU., para gestionar contactos, tramitar solicitudes y -cuando esté activado- documentar y evaluar interacciones relacionadas con ventas y comunicación. En la medida en que se utilicen cookies o tecnologías comparables en este contexto, ello se basa en su consentimiento; por lo demás, basamos el tratamiento en el art. 6, apartado 1, letra b), o, subsidiariamente, letra f), del RGPD.

IDnow

Utilizamos los servicios de IDnow GmbH, Auenstraße 100, 80469 Múnich, para la verificación de identidad en el marco del proceso de registro y homologación, en la medida en que ello sea necesario para cumplir requisitos legales. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra c), del RGPD.

Mailchimp

Utilizamos Mailchimp, un servicio de The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, EE. UU., para el envío de boletines informativos. La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD.

Pingen

Utilizamos los servicios de Pingen GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zúrich, Suiza, para el envío postal de facturas. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en el diseño eficiente de nuestros procesos de envío.

RHD Factoring

Utilizamos los servicios de RHD Rechnungsstelle AG, Am Wall 96-98, 28195 Bremen, en la medida en que ello sea necesario para la prestación de servicios de factoring destinados al pago puntual de las remuneraciones a los proveedores de servicios. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD.


Sisense

Utilizamos los servicios de Sisense Inc., 1359 Broadway FL 4, Nueva York, NY 10018-8339, EE. UU., para la evaluación de indicadores empresariales y la elaboración de informes. Los datos personales solo se tratan en la medida en que ello sea necesario para el análisis correspondiente; la base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en la necesidad de contar con indicadores empresariales fiables para la gestión de la empresa.

Slack

Utilizamos Slack, un servicio de Slack Technologies Ltd., Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Irlanda, para la comunicación interna y la colaboración de nuestros empleados. Los datos personales solo se tratan en la medida en que ello sea necesario en el marco de la comunicación interna. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD.

Smallinvoice

Utilizamos Smallinvoice, un servicio de Lourens Systems GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zúrich, Suiza, para la elaboración y el envío de facturas. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en la tramitación eficiente de nuestra contabilidad.

Smashleads

Utilizamos Smashleads, un servicio de smashleads UG (haftungsbeschränkt), Kiebitzweg 5, 50354 Hürth, para generar y gestionar solicitudes de posibles interesados. Pueden tratarse datos de contacto, contenidos de comunicación y datos técnicos de uso. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; en la medida en que se utilicen cookies o tecnologías comparables en este contexto, ello solo tiene lugar sobre la base de su consentimiento.

Teams

Utilizamos Teams, un servicio de Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlanda, para la realización de conferencias de audio, vídeo y en línea. Se tratan datos maestros de los participantes, datos técnicos de conexión, contenidos de comunicación, así como -cuando se utilicen- contenidos de chat, archivos y contenidos compartidos. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD, en la medida en que la comunicación tenga lugar en relación con relaciones contractuales existentes o en preparación, así como, adicionalmente, el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD. En la medida en que se utilice una grabación u otra función sujeta a consentimiento, ello solo tiene lugar sobre la base de su consentimiento.

Twilio

Utilizamos Twilio, un servicio de Twilio Inc., 375 Beale St, Suite 300, San Francisco, CA 94105, EE. UU., para el envío de SMS destinados a validar números de teléfono móvil durante el proceso de registro. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD.

Zapier

Utilizamos Zapier, un servicio de Zapier Inc., Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, EE. UU., para la conexión técnica, sincronización y automatización de aplicaciones, sistemas y flujos de datos. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD; nuestro interés legítimo reside en el diseño eficiente de nuestros procesos empresariales.

Zendesk

Utilizamos Zendesk, un servicio de Zendesk, Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, EE. UU., para la tramitación de solicitudes de usuarios y la comunicación por chat. En este contexto, tratamos los datos que usted indica en el marco de su solicitud, en particular datos de contacto, el contenido de su solicitud, así como -en caso de utilizar la función de chat- datos técnicos de conexión, como su dirección IP. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD.

G. Comercio electrónico, proveedores de pago y datos contractuales

Tratamiento de datos de clientes y contractuales

Recopilamos, tratamos y utilizamos datos personales de clientes y datos contractuales para el establecimiento, la configuración de contenido y la modificación de nuestras relaciones contractuales. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD.

Formulario de contacto, solicitudes telefónicas, postales y por correo electrónico

Si se pone en contacto con nosotros mediante formulario de contacto, correo electrónico, teléfono o fax, almacenamos sus datos, incluidos los datos de contacto, para tramitar su solicitud y para posibles preguntas posteriores. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD, en la medida en que la solicitud esté relacionada con la ejecución del contrato o con medidas precontractuales; por lo demás, nuestro interés legítimo en una tramitación eficaz conforme al art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD, residiendo nuestro interés legítimo en la tramitación eficiente y trazable de las solicitudes, así como, cuando se solicite, su consentimiento conforme al art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD.

En caso de contacto telefónico, su número de teléfono (si se transmite) se almacena como dato de comunicación en el historial de llamadas y se elimina automáticamente transcurridos 90 días; la base jurídica correspondiente es el art. 6, apartado 1, letra a) o f), del RGPD.

Por principio, no cedemos los datos antes mencionados a terceros sin autorización. La cesión solo tiene lugar si existe para ello un fundamento legal, si ello es necesario para tramitar su solicitud, o si usted ha consentido.

H. Tratamiento de datos de candidatos

Tratamos los datos personales de los candidatos exclusivamente con el fin de llevar a cabo el proceso de solicitud. Esto incluye, en particular, datos de contacto, datos de comunicación, documentos de solicitud, así como notas de entrevista y evaluación, en la medida en que sean necesarios para la decisión sobre el establecimiento de una relación laboral. La base jurídica es el artículo 26 de la ley federal alemana de protección de datos (BDSG), así como el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD; en la medida en que se haya otorgado consentimiento, adicionalmente el art. 6, apartado 1, letra a), del RGPD.

En caso de solicitud exitosa, los datos se conservan sobre la base del artículo 26 de la BDSG y del art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD, con el fin de llevar a cabo la relación laboral.

En caso de rechazo o retirada de la solicitud, por principio conservamos sus datos hasta seis meses después de la finalización del proceso de solicitud, salvo que sea admisible una conservación más prolongada sobre la base de un consentimiento o debido a requisitos legales o procesales.

I. Destinatarios de los datos personales

Los datos personales se ceden -en función de la operación de tratamiento- a las categorías de destinatarios indicadas a continuación. En la medida en que los proveedores de servicios traten datos personales por nuestra cuenta, ello se realiza sobre la base del art. 28 del RGPD. Cuando los destinatarios traten datos bajo responsabilidad conjunta o propia conforme a la normativa de protección de datos, ello se señala en consecuencia.

I.1 Encargados del tratamiento con los que se ha celebrado un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD

I.2 Encargados del tratamiento para el tratamiento/revisión de justificantes asistido por IA (sección E.4) y verificación de documentos, con los que se ha celebrado un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD

J. Derechos del interesado

Puede revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado a través de nuestra gestión del consentimiento. Asimismo, puede limitar o impedir el almacenamiento de cookies mediante los ajustes correspondientes de su navegador. No obstante, ambas medidas mencionadas pueden afectar la funcionalidad de nuestra oferta en línea. Como interesado, también le asisten los siguientes derechos:

Derecho de acceso (art. 15 del RGPD)

Tiene derecho a solicitarnos confirmación sobre si se están tratando datos personales que le conciernen, así como el acceso a dichos datos y a la información adicional mencionada en el art. 15 del RGPD.

Derecho de rectificación (art. 16 del RGPD)

Tiene derecho a exigir la rectificación inmediata de datos inexactos que le conciernan, así como la completitud de datos incompletos.

Derecho de supresión (art. 17 del RGPD)

Tiene derecho a exigir la supresión inmediata de los datos que le conciernen, siempre que se cumplan los requisitos del art. 17 del RGPD.

Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 del RGPD)

En determinadas condiciones, tiene derecho a exigir la limitación del tratamiento, en particular:

1. mientras impugne la exactitud de sus datos (durante el período de verificación),
2. si el tratamiento es/ha sido ilícito y usted solicita la limitación en lugar de la supresión,
3. si ya no necesitamos los datos, pero usted los necesita para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones,
4. mientras esté pendiente la verificación de una oposición conforme al art. 21, apartado 1, del RGPD, en cuanto a si nuestros motivos legítimos prevalecen sobre los suyos.

Los datos limitados, aparte de su conservación, solo se tratan con su consentimiento o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, para la protección de los derechos de otra persona física o jurídica, o por razones de interés público importante.

Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 del RGPD)

Tiene derecho a recibir los datos que le conciernan y que nos haya facilitado sobre la base de un consentimiento o en la ejecución de un contrato, en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica, o a solicitar su transmisión a otro responsable del tratamiento, en la medida en que sea técnicamente posible.

Derecho de oposición (art. 21 del RGPD)

Tiene derecho, por motivos relacionados con su situación particular, a oponerse en cualquier momento al tratamiento de datos que le conciernan y que se base en el art. 6, apartado 1, letra e) o f), del RGPD; esto se aplica también a la elaboración de perfiles basada en dichas disposiciones (art. 21, apartado 1, del RGPD). En tal caso, dejaremos de tratar sus datos, salvo que podamos acreditar motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre sus intereses, o que el tratamiento sirva para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Si sus datos se tratan con fines de mercadotecnia directa, tiene derecho a oponerse en cualquier momento; esto se aplica también a la elaboración de perfiles relacionada con dicha mercadotecnia directa (art. 21, apartado 2, del RGPD). Tras la oposición, sus datos dejarán de utilizarse con fines de mercadotecnia directa.

Nota sobre Google Analytics: puede oponerse en cualquier momento, con efectos para el futuro, a la recopilación y el uso de sus datos por parte de Google Analytics: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Asimismo, puede impedir el uso de las herramientas de terceros mencionadas anteriormente desactivando la aceptación de cookies en su navegador o instalando un complemento de navegador correspondiente. Ello puede afectar su capacidad para utilizar nuestra oferta en línea.

Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control (art. 77 del RGPD)

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, en particular en el Estado miembro de su residencia habitual, de su lugar de trabajo o del lugar de la presunta infracción, si considera que el tratamiento infringe el RGPD. Este derecho existe sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial.

La autoridad de control territorialmente competente para ONLOGIST es:

El Comisionado de Hamburgo para la Protección de Datos y la Libertad de Información
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hamburgo

Revocación de su consentimiento

En la medida en que los tratamientos se basen en su consentimiento, puede revocarlo en cualquier momento con efectos para el futuro. La licitud del tratamiento realizado antes de la revocación permanece inalterada.

Suministro de datos personales

Salvo que se indique otra cosa en la presente política de privacidad, no está obligado legal ni contractualmente a proporcionar datos personales. No obstante, sin la aportación de determinados datos, es posible que no podamos ofrecerle determinadas funciones o servicios, o solo de forma limitada.

Nos reservamos el derecho de adaptar la presente política de privacidad cuando ello resulte necesario debido a cambios fácticos o jurídicos. En cada caso será de aplicación la versión publicada en nuestra oferta en línea.

Si desea ejercer alguno de los derechos que le asisten, diríjase, por favor, al responsable del tratamiento anteriormente indicado. Para simplificar la tramitación, facilite un justificante de su identidad, de modo que podamos asociar su solicitud a un interesado concreto.

Versión 1.02, de fecha: 24.08.2026

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