Déclaration de confidentialité

Informations sur la protection des données

Nous souhaitons vous informer ci-après du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de notre site internet ainsi que de notre portail destiné aux utilisateurs enregistrés et de l'application associée, ci-après dénommés conjointement « l'offre en ligne ».

Responsable du traitement

ONLOGIST GmbH
Gérants : Felix Müller, Moritz Pagendarm
Alter Wandrahm 13
20457 Hambourg
Téléphone : +49 (0)40 74 30 51 81
E-mail : info@onlogist.com

Délégué à la protection des données

Christoph Curvers, Löwenstraße 7, 20251 Hambourg
E-mail : datenschutz@onlogist.com

1. La protection des données en un coup d'œil

Remarques générales

Les remarques suivantes donnent un aperçu simple de ce qui advient de vos données à caractère personnel lorsque vous visitez notre site internet ou utilisez nos services en ligne en tant qu'utilisateur enregistré. Les données à caractère personnel sont toutes les données permettant de vous identifier personnellement.

Comment collectons-nous vos données ?

Vos données sont collectées, d'une part, par le fait que vous nous les communiquez (par ex. formulaire de contact, inscription sur le portail, préparation d'un contrat). D'autres données sont collectées automatiquement, ou, si nécessaire, à la suite de votre consentement, par nos systèmes informatiques lors de votre visite de notre offre en ligne, par exemple des données techniques telles que le type de navigateur, le système d'exploitation ou l'heure d'accès.

À quelles fins utilisons-nous vos données ?

Une partie des données est collectée afin de garantir une mise à disposition sans erreur de notre offre en ligne. D'autres données sont traitées pour analyser le comportement des utilisateurs ainsi que pour l'exécution et le traitement des relations contractuelles et de facturation initiées ou existantes via le portail entre les utilisateurs concernés, ainsi que - au sein du portail - pour le contrôle assisté par IA de documents et de justificatifs dans le cadre de la prestation de facturation.

Quels sont vos droits concernant vos données ?

Vous avez à tout moment le droit d'obtenir gratuitement des informations sur l'origine, les destinataires et la finalité de vos données à caractère personnel enregistrées (art. 15 RGPD). Vous disposez également d'un droit de rectification (art. 16), d'effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18) et de portabilité des données (art. 20). Vous pouvez révoquer à tout moment, avec effet pour l'avenir, tout consentement donné. Vous disposez en outre d'un droit de réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (art. 77 RGPD).

A. Informations générales sur le traitement des données

A.1 Données à caractère personnel

Conformément à l'art. 4, paragraphe 1, du RGPD, on entend par données à caractère personnel toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Cela comprend par exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, mais aussi le lieu de séjour, l'adresse IP ou les coordonnées bancaires. Pour utiliser notre portail, nous avons besoin de votre nom, de votre adresse ainsi que d'autres informations pour un contrat ou un avant-contrat entre nous et vous, ou entre les parties utilisatrices, afin de pouvoir fournir les prestations souhaitées.

A.2 Traitement des données à caractère personnel

Nous ne traitons les données à caractère personnel de nos utilisateurs, par principe, que dans la mesure où cela est nécessaire à la mise à disposition d'une offre en ligne fonctionnelle et à la fourniture de nos contenus et prestations. Le traitement n'a régulièrement lieu qu'avec votre consentement en tant qu'utilisateur, sauf si le stockage et le traitement sont autorisés par des dispositions légales, notamment l'art. 6, paragraphe 1, points b), c) ou f), du RGPD.

A.3 Transmission des données à caractère personnel à des tiers et à des destinataires

Vos données à caractère personnel ne sont transmises que s'il existe pour ce faire une base juridique en matière de protection des données. Une transmission peut notamment avoir lieu :

• à des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte et selon nos instructions,
• à des responsables du traitement autonomes, dans la mesure où cela est nécessaire à l'exécution du contrat ou en raison d'obligations légales,
• à d'autres destinataires, si vous y avez consenti ou si nous y sommes légalement ou administrativement tenus.

Dans la mesure où nous faisons appel à des prestataires externes qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte, cela se fait sur la base de contrats de sous-traitance conformément à l'art. 28 du RGPD. Ces prestataires traitent les données à caractère personnel exclusivement selon nos instructions et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs prestations respectives.

ONLOGIST ne transmet vos données qu'à des tiers privés qui fournissent des prestations au nom et pour le compte d'ONLOGIST et qui sont mentionnés dans la présente politique de confidentialité. Nos collaborateurs et prestataires sont tenus à la confidentialité et à la protection des données à caractère personnel et professionnel qui leur sont confiées.

Nous vérifions soigneusement, au cas par cas, quels services de prestataires tiers nous utilisons et si une transmission de données à caractère personnel a lieu à cette occasion. Nous intégrons ce traitement de données dans la présente politique de confidentialité conformément aux exigences applicables.

Dans la mesure où nous faisons appel à des sous-traitants externes pour fournir nos prestations de plateforme - notamment des fournisseurs de systèmes de traitement assistés par IA -, la transmission de données à caractère personnel à ces fournisseurs se fait sur la base de contrats de sous-traitance conformément à l'art. 28 du RGPD. Ces fournisseurs traitent vos données exclusivement selon nos instructions et aux fins que nous déterminons. Dans la mesure où un transfert vers des pays tiers hors UE ou EEE a lieu, nous garantissons un niveau de protection des données adéquat au moyen de garanties appropriées au sens de l'art. 46 du RGPD (notamment les clauses contractuelles types de l'UE). Vous trouverez les fournisseurs concernés dans la liste des destinataires figurant à la section I.

A.4 Remarque relative à la transmission de données vers les États-Unis et d'autres pays tiers

Nous utilisons en partie des services de fournisseurs établis en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, ou qui y traitent des données. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont transmises à des pays tiers dans ce contexte, cela se fait dans le respect des exigences légales. Lorsqu'aucune décision d'adéquation n'existe pour le pays tiers concerné, nous fondons la transmission notamment sur des garanties appropriées au sens de l'art. 46 du RGPD, à savoir les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Dans la mesure où un fournisseur est certifié dans le cadre d'un dispositif de protection des données reconnu, la transmission peut également se fonder sur celui-ci. Nous attirons votre attention sur le fait que, malgré les garanties contractuelles et organisationnelles, un niveau de protection des données équivalent à celui de l'Union européenne ne peut être garanti dans tous les cas de transmission vers des pays tiers.

A.5 Collecte automatique de données techniques (fichiers journaux du serveur)

À chaque consultation de notre offre en ligne, notre système collecte automatiquement des données et informations provenant du système informatique de l'ordinateur consultant. Ces données ne sont pas stockées avec d'autres données à caractère personnel de l'utilisateur.

Les données suivantes sont stockées pour des raisons organisationnelles et techniques :

• Votre adresse IP

• Type de navigateur et version utilisée

• Votre système d'exploitation (nom, version)

• Votre fournisseur d'accès à internet

• Date et heure de l'accès

• Sites internet à partir desquels votre système accède à notre offre en ligne (URL de référence)

• Nom d'hôte de l'ordinateur consultant

• Résolution d'écran, le cas échéant

• Noms des fichiers/contenus consultés

La base juridique du stockage temporaire des données et des fichiers journaux est notre intérêt légitime conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. La collecte de ces données et leur stockage dans des fichiers journaux sont techniquement nécessaires au fonctionnement sûr et techniquement requis de notre offre en ligne ; il n'existe par conséquent aucune possibilité d'opposition. Les données techniques sont automatiquement supprimées après 30 jours.

A.6 Informations générales sur les bases juridiques du traitement des données

Si vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel, le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD ; dans la mesure où des catégories particulières de données à caractère personnel sont traitées, également sur la base de l'art. 9, paragraphe 2, point a), du RGPD. Dans la mesure où un consentement est requis pour le stockage de cookies ou l'accès à des informations sur votre terminal, cela a lieu en outre sur la base de l'article 25, paragraphe 1, de la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques (TDDDG). Lorsque vos données sont nécessaires à l'exécution d'un contrat ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles, le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Dans la mesure où nous sommes légalement tenus de traiter des données à caractère personnel, cela a lieu sur la base de l'art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD. Dans les autres cas, nous fondons le traitement sur notre intérêt légitime conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Les sections suivantes précisent en détail la base juridique respectivement applicable.

A.7 Finalité

ONLOGIST ne traite vos données à caractère personnel qu'aux fins indiquées dans la présente notice et sur la base des bases juridiques respectivement indiquées.

A.8 Utilisation de systèmes assistés par IA (aperçu)

Nous utilisons en partie, au sein du portail, des systèmes automatisés reposant sur des technologies d'intelligence artificielle (IA). Ces systèmes nous assistent dans le contrôle de documents et de justificatifs ainsi que dans le traitement des opérations de facturation et l'enregistrement des prestataires de services. Leur utilisation est soumise aux exigences applicables en matière de protection des données et, le cas échéant, en matière de droit de l'IA, notamment le règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (règlement IA). Les détails à ce sujet - finalité, fonctionnement, base juridique et vos droits - figurent à la section E.4.

En aucun cas un système d'IA ne prend de décision définitive sans contrôle et vérification humains. La compétence décisionnelle finale reste toujours entre les mains d'un collaborateur d'ONLOGIST ou entre les vôtres en tant qu'utilisateur.

A.9 Transmission chiffrée

En cas de collecte et de traitement en ligne de données personnelles, les informations sont transmises sous forme chiffrée (via HTTPS). Notre offre en ligne impose automatiquement une transmission chiffrée de l'ensemble des contenus. Des technologies de chiffrement correspondant à l'état de la technique sont utilisées ; les mesures de sécurité sont continuellement révisées.

A.10 Durée de conservation (générale)

Sauf indication d'une durée de conservation plus spécifique dans la présente politique de confidentialité, vos données à caractère personnel restent chez nous jusqu'à ce que la finalité du traitement des données cesse de s'appliquer. En cas de demande légitime d'effacement ou de révocation d'un consentement, vos données sont supprimées, sous réserve qu'il n'existe pas d'autres motifs de conservation légalement admissibles (par ex. délais de conservation fiscaux ou commerciaux) ; dans ce cas, la suppression a lieu une fois ces motifs caducs.

B. Hébergement et réseaux de diffusion de contenu (CDN)

Pour la mise à disposition et la fourniture de notre offre en ligne, nous utilisons les services d'infrastructure et d'hébergement des prestataires techniques suivants :

Amazon Web Services (AWS)

Le fournisseur est Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxembourg.

Lors de l'utilisation de notre offre en ligne, des données à caractère personnel peuvent être traitées sur les serveurs d'AWS ; des données à caractère personnel peuvent également être transmises à des entreprises liées à AWS dans des pays tiers. Le transfert de données repose dans ce cas sur les clauses contractuelles types de l'UE.

La base juridique de l'utilisation des services d'hébergement et d'infrastructure est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la mise à disposition sûre, stable et efficace de notre offre en ligne.

Amazon CloudFront CDN

Nous utilisons le réseau de diffusion de contenu Amazon CloudFront. Le fournisseur est également Amazon Web Services EMEA SARL. CloudFront achemine le transfert d'informations entre votre navigateur et notre offre en ligne via un réseau mondial réparti, ce qui accroît la disponibilité et la performance.

La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans une fourniture performante, stable et sécurisée de notre offre en ligne. Concernant le transfert de données vers des pays tiers, voir ci-dessus sous AWS.

Hetzner

Le fournisseur est Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen.

L'utilisation a lieu aux fins d'une mise à disposition sûre, stable et efficace de notre offre en ligne. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD et, dans la mesure où le traitement est nécessaire à l'exécution de prestations contractuelles, en outre l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

NETWAYS Managed Services GmbH (NMS)

Le fournisseur est NETWAYS Managed Services GmbH, Deutschherrnstr. 15-19, 90429 Nuremberg.

Lors de l'utilisation de notre offre en ligne, des données à caractère personnel peuvent être traitées sur les serveurs de NMS ; des données à caractère personnel peuvent également être transmises à des entreprises liées à NMS dans des pays tiers. Le transfert de données repose dans ce cas sur les clauses contractuelles types de l'UE.

La base juridique de l'utilisation des services d'hébergement et d'infrastructure est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la mise à disposition sûre, stable et efficace de notre offre en ligne.

STRATO

Le fournisseur est STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Lors de votre visite de notre offre en ligne, STRATO collecte divers fichiers journaux, y compris votre adresse IP. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans la présentation fiable de notre offre en ligne.

C. Cookies et gestion du consentement

C.1 Utilisation de cookies

Dans la mesure où des cookies ou des technologies comparables sont techniquement nécessaires, leur utilisation repose sur l'article 25, paragraphe 2, n° 2, du TDDDG. Le traitement ultérieur des données à caractère personnel repose sur l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans la mise à disposition techniquement sans erreur et sécurisée de notre offre en ligne. Nous n'utilisons tous les cookies et technologies comparables non techniquement nécessaires que sur la base de votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, en liaison avec l'article 25, paragraphe 1, du TDDDG.

Certains cookies sont supprimés après la fermeture de votre navigateur (cookies temporaires, y compris les cookies de session). D'autres cookies (cookies persistants) restent sur votre terminal et permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite. Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la pose de cookies, à n'autoriser les cookies qu'au cas par cas, à les exclure de manière générale ou à les faire supprimer automatiquement à la fermeture du navigateur. Veuillez noter que la désactivation des cookies peut altérer la fonctionnalité de notre offre en ligne.

Vous trouverez un aperçu des cookies utilisés, de leurs fournisseurs, de leur finalité et de leur durée de conservation, votre statut de consentement actuel ainsi que la possibilité de révoquer votre consentement avec effet pour l'avenir dans notre déclaration relative aux cookies à l'adresse https://www.onlogist.com/cookie-erklaerung

C.2 Gestion du consentement avec Cookiebot

Notre offre en ligne utilise la technologie de consentement de Cookiebot afin de recueillir et de documenter, dans le respect du droit de la protection des données, votre consentement au stockage de certains cookies ou à l'utilisation de certaines technologies. Le fournisseur est Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Copenhague, Danemark.

Lors de la consultation de notre offre en ligne, une connexion est établie avec les serveurs de Cookiebot. Cookiebot enregistre ensuite un cookie dans votre navigateur afin de pouvoir associer les consentements que vous avez accordés ou leur révocation. Les données sont conservées jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer, que vous supprimiez vous-même le cookie Cookiebot, ou que la finalité cesse de s'appliquer. Les obligations légales de conservation impératives demeurent inchangées.

La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD, dans la mesure où nous sommes légalement tenus de recueillir et de documenter les consentements, ainsi qu'en complément l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, s'agissant de l'organisation juridiquement sûre de notre gestion du consentement.

D. Outils d'analyse, suivi et publicité

Remarque relative au champ d'application : Les services d'analyse, de suivi et de marketing décrits ci-après sont utilisés exclusivement sur les zones publiquement accessibles de notre offre en ligne. Ces services ne sont pas utilisés dans l'espace connecté du portail réservé aux utilisateurs enregistrés, sauf indication contraire ci-après.

Google Tag Manager

Nous utilisons Google Tag Manager, un service de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande, pour l'intégration technique et la gestion d'autres services et scripts. Google Tag Manager lui-même ne crée pas de profils d'utilisateurs et ne réalise pas d'analyses autonomes. Dans la mesure où des services soumis à consentement sont intégrés via Google Tag Manager, leur utilisation n'a lieu qu'après votre consentement ; la base juridique est à cet égard l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, en liaison avec l'article 25, paragraphe 1, du TDDDG.

Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics, un service de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande, pour la mesure d'audience et l'analyse de l'utilisation de notre offre en ligne. Google Analytics nous permet notamment d'évaluer les pages consultées, les durées de visite, l'origine de la visite ainsi que des informations techniques sur les terminaux et navigateurs utilisés. Google Analytics utilise des cookies et des technologies comparables pour reconnaître les utilisateurs et les terminaux. La base juridique est votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, en liaison avec l'article 25, paragraphe 1, du TDDDG. Le consentement peut être révoqué à tout moment avec effet pour l'avenir.

Dans la mesure où des données à caractère personnel sont transmises à des pays tiers dans le cadre de l'utilisation de Google Analytics, cela se fait sur la base de garanties appropriées conformément à l'art. 46 du RGPD.

Nous avons activé l'anonymisation de l'adresse IP. Votre adresse IP est ainsi en principe raccourcie au sein de l'UE ou de l'EEE avant tout traitement ultérieur.

Lorsque la fonction « signaux Google » est activée, des informations agrégées supplémentaires sur le comportement des utilisateurs multi-appareils, leurs centres d'intérêt et leurs caractéristiques démographiques peuvent être mises à disposition. Nous ne recevons ces informations que sous forme agrégée. Cette utilisation n'a également lieu que sur la base de votre consentement.

Google Ads, remarketing et suivi des conversions

Nous utilisons Google Ads, un service de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande, pour la mesure des performances, la constitution d'audiences et la reconquête d'utilisateurs. Des cookies, technologies similaires et - le cas échéant - des données clients hachées peuvent notamment être utilisés à cette fin. La base juridique est votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, en liaison avec l'article 25, paragraphe 1, du TDDDG.

Meta Pixel, anciennement Facebook Pixel, y compris correspondance avancée

Nous utilisons des technologies Meta pour la mesure d'audience, la mesure des conversions, la constitution d'audiences et la reconquête d'utilisateurs. Cela peut impliquer le traitement d'informations relatives à la visite de notre site internet, aux terminaux utilisés, à des identifiants techniques ainsi que - le cas échéant - à des informations de contact hachées.
La base juridique est votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, en liaison avec l'article 25, paragraphe 1, du TDDDG.
Dans la mesure où Meta détermine conjointement avec nous les finalités et les moyens du traitement en lien avec la collecte et la transmission de données, cela constitue une responsabilité conjointe au sens de l'art. 26 du RGPD ; un accord correspondant relatif à la responsabilité conjointe (avenant relatif aux responsables du traitement) est en place.

Meta Conversion API, anciennement Facebook Conversion API

Nous utilisons la Meta Conversion API, un service de Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande, pour enregistrer les interactions avec notre offre en ligne afin d'améliorer la performance publicitaire de nos annonces sur Facebook et d'autres services Meta. La base juridique est votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD.

Meta Custom Audiences, anciennement Facebook Custom Audiences

Nous utilisons Custom Audiences, un service de Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande, pour définir des audiences cibles (y compris des audiences similaires) pour la publicité sur Facebook. La base juridique est le consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD.

LinkedIn Insight Tag

Nous utilisons LinkedIn Insight Tags, un service de LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, D02 AD98, Irlande, pour analyser les données professionnelles des visiteurs de notre site inscrits sur LinkedIn, à des fins de conversion ainsi que pour le reciblage. La base juridique est votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD.

E. Traitement de données spécifique au portail pour les prestataires de services et donneurs d'ordre enregistrés

E.1 Traitement de votre adresse IP par les serveurs web

Votre adresse IP est traitée dans la mesure où cela est techniquement nécessaire pour délivrer le contenu de notre portail à votre terminal et pour garantir la sécurité de l'exploitation. Le stockage a lieu pendant la durée de la session d'utilisation ainsi que, si nécessaire, en outre dans des fichiers journaux du serveur conformément à la section A.5.

E.2 Inscription sur le portail

Vous pouvez vous inscrire sur le portail afin d'en utiliser les fonctions. Nous n'utilisons les données saisies à cette occasion qu'aux fins de la création, de la mise à disposition et de la gestion de votre compte utilisateur ainsi que de l'exécution de la relation d'utilisation concernée. Les champs obligatoires doivent être entièrement renseignés ; à défaut, nous refusons l'inscription. Nous utilisons l'adresse e-mail indiquée pour vous informer des modifications importantes.

La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution de la relation d'utilisation, le cas échéant préparation d'autres contrats). Les données sont conservées tant que vous êtes inscrit, puis supprimées ; les délais de conservation légaux demeurent inchangés.

E.3 Application mobile - données de localisation et de mouvement

Les utilisateurs de l'application mobile donnent le consentement suivant :

« J'accepte qu'ONLOGIST collecte les données de localisation et de mouvement de mon smartphone afin de fournir aux donneurs d'ordre des informations relatives aux commandes, telles que les heures d'arrivée estimées et des informations sur le comportement de conduite. »

Ce consentement est volontaire et peut être révoqué à tout moment sans motif conformément à l'art. 7, paragraphe 3, du RGPD. Veuillez noter que certaines fonctions mobiles de la plateforme - notamment celles nécessitant des informations de statut et d'arrivée liées aux commandes - ne peuvent pas être fournies sans ce traitement de données, de sorte qu'une attribution de commande ne pourra pas avoir lieu dans ce cas.

E.4 Systèmes assistés par IA sur le portail

Nous utilisons sur le portail des fonctions assistées par IA pour soutenir certaines procédures de contrôle et étapes de traitement. Ces systèmes servent à la préparation, la structuration et le contrôle de plausibilité des informations ; une décision définitive sur le fond n'est pas prise exclusivement de manière automatisée.

E.4.1 Traitement des justificatifs assisté par IA

Déroulement :

1. Extraction OCR : Après le téléversement du justificatif (par ex. reçus de carburant, péages, factures d'hôtel, frais de stationnement, frais de transport en commun, lavage de véhicule), le contenu du justificatif est lu par un procédé OCR sur le terminal du prestataire.
2. Catégorisation assistée par IA : Les données du justificatif extraites sont transmises via une interface API chiffrée à un modèle d'IA externe, qui extrait et catégorise les informations pertinentes (montant net/brut, type de prestation, date, lieu, quantité de carburant le cas échéant).
3. Contrôle de plausibilité côté système : Un procédé automatisé et basé sur des règles (sans IA) compare le lieu, la date et la quantité avec les données de commande ; en cas de divergences, une demande de clarification est automatiquement envoyée au prestataire.
4. Remplissage automatique des champs du justificatif avec les données catégorisées.
5. Retraitement manuel : Le prestataire peut vérifier et adapter les données à tout moment. Les justificatifs ne sont soumis à un contrôle ultérieur qu'après vérification et validation.

Données traitées : Date/heure de la transaction, lieu (permettant de déduire le lieu de séjour), type de prestation, montant de la transaction, quantité, nom/éléments d'identification du prestataire (si figurant sur le justificatif).

Finalité : Traitement efficace, sans erreur et transparent des remboursements de frais dans le cadre de la prestation de facturation.

Base juridique : Art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution du contrat d'utilisation).

Destinataire : Le fournisseur du modèle d'IA figure dans la liste des destinataires à la section I ; la transmission a lieu sur la base d'un contrat de sous-traitance conformément à l'art. 28 du RGPD.

Aucune décision entièrement automatisée (art. 22 du RGPD) : Le résultat produit par l'IA ne sert qu'à l'affichage pré-rempli ; le prestataire peut adapter intégralement les données avant soumission.

Remarque conformément à l'art. 50 du règlement IA : L'assistance par IA est reconnaissable comme telle dans le système ; le résultat est consultable et modifiable avant soumission.

E.4.2 Contrôle des justificatifs assisté par IA pour le compte des donneurs d'ordre

Déroulement :

1. Transmission des fichiers de justificatifs soumis via une interface API chiffrée au modèle d'IA externe.
2. Extraction OCR et catégorisation conformément à E.4.1.
3. Comparaison automatique des données extraites avec les données de justificatif indiquées par le prestataire.
4. Catégorisation des écarts selon un système de feux tricolores (aucun/mineur/significatif) avec description du constat.
5. Vérification par l'utilisateur autorisé du donneur d'ordre ; celui-ci peut reprendre ou remplacer la catégorisation de l'IA.
6. Retour des demandes de modification au prestataire pour nouvelle validation.

Finalité : Contrôle préalable automatisé des justificatifs dans le cadre du contrôle de facturation ; garantie de facturations correctes et prévention des abus.

Base juridique : Art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (contrat d'utilisation du donneur d'ordre/relation de facturation du prestataire), en complément l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Destinataire : Comme à la section E.4.1. Les données de justificatif traitées et les résultats du contrôle sont rendus accessibles au donneur d'ordre concerné, en tant que responsable du traitement autonome (art. 4, n° 7, du RGPD), dans le cadre de l'exécution du contrat.

Aucune décision contraignante de l'IA : Le résultat produit par l'IA constitue une recommandation de contrôle, qui doit impérativement être vérifiée manuellement, reprise ou remplacée par l'utilisateur du donneur d'ordre.

Remarque conformément à l'art. 50 du règlement IA : Le contrôle préalable est effectué par un système d'IA ; les résultats sont signalés comme tels et ne constituent pas des constatations définitives.

E.4.3 Contrôle des profils de prestataires assisté par IA lors de l'inscription

Déroulement :

1. Téléversement de documents : informations sur l'entreprise, licence commerciale, permis de conduire, extrait de casier judiciaire élargi, justificatif de numéro fiscal.
2. Extraction de documents assistée par IA via une interface API chiffrée ; extraction de champs de données prédéfinis.
3. Comparaison des données avec les informations saisies lors de l'inscription.
4. Évaluation globale et recommandation concernant l'activation ou la demande de documents complémentaires/corrigés.
5. Décision finale prise par un collaborateur du service ONLOGIST, qui n'est pas lié par la recommandation de l'IA.

Données traitées :

1. Données générales de l'entreprise (raison sociale, forme juridique, adresse, coordonnées)
2. Licence commerciale (activité commerciale, le cas échéant date de naissance/lieu de résidence du titulaire)
3. Permis de conduire (nom, date de naissance, date de délivrance/d'expiration, catégories, photographie)
4. Extrait de casier judiciaire élargi (données personnelles, le cas échéant condamnations/inscriptions pénales)
5. Numéro fiscal/justificatif correspondant

Catégories particulières de données :

1. Extrait de casier judiciaire (art. 10 du RGPD) : Traitement exclusivement destiné à vérifier les conditions d'aptitude personnelle requises pour la participation à la plateforme, sur la base de l'art. 10 du RGPD en liaison avec les dispositions nationales applicables ainsi que, si nécessaire, un consentement explicite par analogie avec l'art. 9, paragraphe 2, point a), du RGPD. Seules les informations pertinentes pour le contrôle d'aptitude sont traitées ; aucune conservation au-delà de ce cadre n'a lieu.
2. Photographie sur le permis de conduire : n'est actuellement pas traitée à des fins d'identification biométrique ou de comparaison biométrique. En cas d'introduction future d'un traitement d'image biométrique, la présente notice sera actualisée et, le cas échéant, un consentement explicite conformément à l'art. 9, paragraphe 2, point a), du RGPD sera recueilli.

Finalité : Garantir que seuls des prestataires de services adaptés, identifiables et fiables exercent une activité sur la plateforme ; protection des donneurs d'ordre et de l'intégrité de la plateforme.

Les bases juridiques sont l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD pour les données générales d'inscription, ainsi que l'art. 10 du RGPD en liaison avec les dispositions nationales, en complément l'art. 9, paragraphe 2, point a), du RGPD par analogie pour les données relatives au casier judiciaire.

Destinataire : Comme indiqué ci-dessus à la section E.4.1, contrat de sous-traitance conformément à l'art. 28 du RGPD ; en cas de transfert vers un pays tiers, garanties conformément à l'art. 46 du RGPD.

Aucune décision entièrement automatisée (art. 22, paragraphe 1, du RGPD) : La décision contraignante concernant l'activation/le refus est toujours prise par un collaborateur d'ONLOGIST, qui peut s'écarter de la recommandation de l'IA.

Vous avez le droit de demander à tout moment que la décision concernant l'activation de votre profil soit prise exclusivement de manière manuelle par un collaborateur, sans intervention de la recommandation de l'IA. Merci d'adresser vos demandes à service@onlogist.com

Remarque conformément à l'art. 50, paragraphe 1, du règlement IA : Le système d'IA utilisé doit être classé comme système d'IA à haut risque au sens de l'annexe III, n° 4, du règlement IA, car il est utilisé dans le domaine de la sélection de personnes physiques cherchant à accéder à une activité indépendante. En tant que déployeur au sens de l'art. 3, n° 4, du règlement IA, ONLOGIST veille à ce que le contrôle humain conformément à l'art. 26 du règlement IA soit garanti, que les obligations de documentation technique et de journalisation du règlement IA soient respectées, et qu'une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) conformément à l'art. 35 du RGPD ait été réalisée.

Durée de conservation : Les documents téléversés lors du processus d'inscription ne sont pas conservés durablement dans le système d'IA après la fin du contrôle. La conservation dans le système ONLOGIST a lieu pendant la durée de la relation d'utilisation ainsi que pendant les délais de conservation légaux. Les données issues de l'extrait de casier judiciaire sont supprimées après la fin du contrôle et ne sont pas conservées durablement.

F. Autres services et modules complémentaires utilisés

Asana

Nous utilisons Asana, un service d'Asana Inc., 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600, USA, pour l'organisation interne des processus de travail et le traitement structuré des demandes et dossiers. Seules les données à caractère personnel nécessaires au traitement du dossier concerné sont traitées. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Braun Heider GmbH

Nous utilisons les services de Braun Heider GmbH, Klingholzstr. 18, 65189 Wiesbaden, pour l'hébergement de nos services ainsi que pour l'administration système et la maintenance du matériel et des logiciels. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

GGW

Nous utilisons les services de GGW GmbH, Chilehaus B, Fischertwiete 1, 20095 Hambourg, dans la mesure où cela est nécessaire au traitement de dossiers relatifs aux assurances ou aux sinistres. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans le traitement efficace des dossiers relatifs aux assurances.

Hubspot CRM

Nous utilisons HubSpot, un service de HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA, pour la gestion des contacts, le traitement des demandes ainsi que - lorsque cela est activé - la documentation et l'analyse des interactions liées aux ventes et à la communication. Dans la mesure où des cookies ou des technologies comparables sont utilisés à cette occasion, cela repose sur votre consentement ; par ailleurs, nous fondons le traitement sur l'art. 6, paragraphe 1, point b), à titre subsidiaire le point f), du RGPD.

IDnow

Nous utilisons les services d'IDnow GmbH, Auenstraße 100, 80469 Munich, pour la vérification d'identité dans le cadre du processus d'inscription et d'homologation, dans la mesure où cela est nécessaire pour satisfaire à des obligations légales. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.

Mailchimp

Nous utilisons Mailchimp, un service de The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA, pour l'envoi de newsletters. La base juridique est votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD.

Pingen

Nous utilisons les services de Pingen GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zurich, Suisse, pour l'envoi postal de factures. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans une organisation efficace de nos processus d'envoi.

RHD Factoring

Nous utilisons les services de RHD Rechnungsstelle AG, Am Wall 96-98, 28195 Brême, dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de services d'affacturage permettant un versement rapide des rémunérations aux prestataires. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.


Sisense

Nous utilisons les services de Sisense Inc., 1359 Broadway FL 4, New York, NY 10018-8339, USA, pour l'analyse d'indicateurs opérationnels et la production de rapports. Les données à caractère personnel ne sont traitées que dans la mesure où cela est nécessaire à l'analyse concernée ; la base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans la nécessité de disposer d'indicateurs opérationnels fiables pour la direction de l'entreprise.

Slack

Nous utilisons Slack, un service de Slack Technologies Ltd., Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Irlande, pour la communication interne et la collaboration de nos collaborateurs. Les données à caractère personnel ne sont traitées que dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de la communication interne. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Smallinvoice

Nous utilisons Smallinvoice, un service de Lourens Systems GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zurich, Suisse, pour l'établissement et l'envoi de factures. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans le traitement efficace de notre comptabilité.

Smashleads

Nous utilisons Smashleads, un service de smashleads UG (haftungsbeschränkt), Kiebitzweg 5, 50354 Hürth, pour générer et gérer les demandes de prospects. Des données de contact, des contenus de communication et des données d'utilisation techniques peuvent être traités. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; dans la mesure où des cookies ou des technologies comparables sont utilisés à cette occasion, cela n'a lieu que sur la base de votre consentement.

Teams

Nous utilisons Teams, un service de Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande, pour la tenue de conférences audio, vidéo et en ligne. Des données de base des participants, des données de connexion techniques, des contenus de communication ainsi que - le cas échéant - des contenus de chat, de fichiers et de partage sont traités. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, dans la mesure où la communication a lieu en lien avec des relations contractuelles existantes ou en préparation, ainsi qu'en complément l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Dans la mesure où un enregistrement ou une autre fonction soumise à consentement est utilisé, cela n'a lieu que sur la base de votre consentement.

Twilio

Nous utilisons Twilio, un service de Twilio Inc., 375 Beale St, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA, pour l'envoi de SMS destinés à valider les numéros de téléphone mobile pendant le processus d'inscription. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Zapier

Nous utilisons Zapier, un service de Zapier Inc., Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA, pour la connexion technique, la synchronisation et l'automatisation d'applications, de systèmes et de flux de données. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans une organisation efficace de nos processus commerciaux.

Zendesk

Nous utilisons Zendesk, un service de Zendesk, Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA, pour le traitement des demandes des utilisateurs et la communication par chat. Nous traitons à cette occasion les données que vous indiquez dans le cadre de votre demande, notamment les coordonnées, le contenu de votre demande ainsi que - en cas d'utilisation de la fonction de chat - des données de connexion techniques telles que votre adresse IP. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

G. Commerce électronique, prestataires de paiement et données contractuelles

Traitement des données clients et contractuelles

Nous collectons, traitons et utilisons des données clients et contractuelles à caractère personnel pour l'établissement, l'aménagement et la modification de nos relations contractuelles. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Formulaire de contact, demandes téléphoniques, postales et par e-mail

Si vous nous contactez par formulaire de contact, e-mail, téléphone ou télécopie, nous conservons vos informations, y compris vos coordonnées, pour traiter votre demande et pour d'éventuelles questions ultérieures. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, dans la mesure où la demande est liée à l'exécution du contrat ou à des mesures précontractuelles ; par ailleurs, notre intérêt légitime à un traitement efficace conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, notre intérêt légitime résidant dans un traitement efficace et traçable des demandes, ainsi que, le cas échéant, votre consentement conformément à l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD.

En cas de contact téléphonique, votre numéro de téléphone (s'il est transmis) est enregistré comme donnée de communication dans l'historique des appels et automatiquement supprimé après 90 jours ; la base juridique correspondante est l'art. 6, paragraphe 1, point a) ou f), du RGPD.

Nous ne transmettons par principe pas les données précitées à des tiers sans autorisation. Une transmission n'a lieu que s'il existe pour ce faire un fondement légal, si cela est nécessaire au traitement de votre demande, ou si vous y avez consenti.

H. Traitement des données de candidats

Nous traitons les données à caractère personnel des candidats exclusivement aux fins de la conduite de la procédure de candidature. Cela comprend notamment les coordonnées, les données de communication, les documents de candidature ainsi que les comptes rendus d'entretien et d'évaluation, dans la mesure où ceux-ci sont nécessaires à la décision relative à l'établissement d'une relation de travail. La base juridique est l'article 26 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) ainsi que l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD ; dans la mesure où un consentement a été donné, en outre l'art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD.

En cas de candidature retenue, les données sont conservées sur la base de l'article 26 de la BDSG et de l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD aux fins de l'exécution de la relation de travail.

En cas de refus ou de retrait de la candidature, nous conservons par principe vos données jusqu'à six mois après la fin de la procédure de candidature, sauf si une conservation plus longue est admissible sur la base d'un consentement ou en raison d'exigences légales ou procédurales.

I. Destinataires des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont transmises - selon l'opération de traitement concernée - aux catégories de destinataires mentionnées ci-après. Dans la mesure où des prestataires traitent des données à caractère personnel pour notre compte, cela se fait sur la base de l'art. 28 du RGPD. Lorsque des destinataires traitent des données sous une responsabilité conjointe ou propre au titre du droit de la protection des données, cela est signalé en conséquence.

I.1 Sous-traitants avec lesquels un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD a été conclu

I.2 Sous-traitants pour le traitement/contrôle des justificatifs assisté par IA (section E.4) et la vérification de documents, avec lesquels un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD a été conclu

J. Droits de la personne concernée

Vous pouvez révoquer à tout moment tout consentement donné via notre gestion du consentement. Vous pouvez également limiter ou empêcher le stockage de cookies via les paramètres correspondants de votre navigateur. Toutefois, ces deux mesures peuvent altérer la fonctionnalité de notre offre en ligne. En tant que personne concernée, vous disposez en outre des droits suivants :

Droit d'accès (art. 15 du RGPD)

Vous avez le droit d'obtenir de notre part une confirmation quant au fait que des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées, ainsi que l'accès à ces données et aux informations complémentaires mentionnées à l'art. 15 du RGPD.

Droit de rectification (art. 16 du RGPD)

Vous avez le droit d'exiger la rectification sans délai de données inexactes vous concernant, ainsi que la complétion de données incomplètes.

Droit à l'effacement (art. 17 du RGPD)

Vous avez le droit d'exiger l'effacement sans délai des données vous concernant, sous réserve que les conditions de l'art. 17 du RGPD soient remplies.

Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD)

Sous certaines conditions, vous avez le droit d'exiger la limitation du traitement, notamment :

1. tant que vous contestez l'exactitude de vos données (pendant la durée de la vérification),
2. si le traitement est/était illicite et que vous demandez une limitation plutôt qu'un effacement,
3. si nous n'avons plus besoin des données, mais que vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice,
4. tant qu'une opposition conformément à l'art. 21, paragraphe 1, du RGPD est en cours, dans l'attente de la vérification de la prévalence de nos motifs légitimes sur les vôtres.

Les données limitées ne sont, hormis leur conservation, traitées qu'avec votre consentement ou aux fins de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice, de la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des motifs importants d'intérêt public.

Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD)

Vous avez le droit de recevoir les données vous concernant que vous nous avez fournies sur la base d'un consentement ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou d'exiger leur transmission à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement réalisable.

Droit d'opposition (art. 21 du RGPD)

Vous avez le droit, pour des raisons tenant à votre situation particulière, de vous opposer à tout moment au traitement de données vous concernant qui repose sur l'art. 6, paragraphe 1, point e) ou f), du RGPD ; cela vaut également pour un profilage fondé sur ces dispositions (art. 21, paragraphe 1, du RGPD). Nous ne traiterons alors plus vos données, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts, ou si le traitement sert à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Si vos données sont traitées à des fins de prospection directe, vous avez le droit de vous opposer à tout moment ; cela vaut également pour le profilage lié à une telle prospection (art. 21, paragraphe 2, du RGPD). Après opposition, vos données ne seront plus utilisées à des fins de prospection directe.

Remarque relative à Google Analytics : vous pouvez vous opposer à tout moment, avec effet pour l'avenir, à la collecte et à l'utilisation de vos données par Google Analytics : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Vous pouvez également empêcher l'utilisation des outils tiers précités en désactivant l'acceptation des cookies dans votre navigateur ou en installant un module complémentaire de navigateur correspondant. Cela peut altérer votre capacité à utiliser notre offre en ligne.

Droit de réclamation auprès d'une autorité de contrôle (art. 77 du RGPD)

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, notamment dans l'État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée, si vous considérez que le traitement enfreint le RGPD. Ce droit existe sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

L'autorité de contrôle territorialement compétente pour ONLOGIST est :

Le délégué de Hambourg à la protection des données et à la liberté d'information
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hambourg

Révocation de votre consentement

Dans la mesure où des traitements reposent sur votre consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment avec effet pour l'avenir. La licéité du traitement effectué avant la révocation demeure inchangée.

Fourniture de données à caractère personnel

Sauf indication contraire dans la présente politique de confidentialité, vous n'êtes ni légalement ni contractuellement tenu de fournir des données à caractère personnel. Toutefois, en l'absence de fourniture de certaines données, il se peut que nous ne puissions pas proposer certaines fonctions ou prestations, ou seulement de manière limitée.

Nous nous réservons le droit d'adapter la présente politique de confidentialité lorsque cela devient nécessaire en raison de modifications factuelles ou juridiques. La version publiée sur notre offre en ligne fait foi dans chaque cas.

Si vous souhaitez exercer l'un des droits qui vous sont reconnus, veuillez vous adresser au responsable du traitement mentionné ci-dessus. Afin de simplifier le traitement, veuillez fournir un justificatif de votre identité, afin que nous puissions rattacher votre demande à une personne concernée déterminée.

Version 1.02, en date du : 24.08.2026

Cette version française est fournie à titre informatif. En cas de divergence ou d'incohérence, la version allemande fait foi.

Vous trouverez un aperçu complet et toujours à jour de tous les cookies utilisés sur ce site (avec service, fournisseur, finalité et durée de conservation) dans notre Déclaration relative aux cookies. Vous pouvez également y adapter ou révoquer votre consentement à tout moment.